スキル管理表とは、業務上必要なスキルを洗い出し、社員がどのくらいのスキルを持っているかを一覧にし可視化した表のことです。そもそもスキル管理表とは何なのか、そして導入する目的や詳しい手順を、本記事では紹介いたします。 また、そのスキルを効率よく管理できるシステムについても紹介します。 スキル管理表（スキルマップ）とは スキル管理表とは、業務上必要なスキルを洗い出し、社員がどのくらいのスキルを持っているかを一覧にし可視化した表のことです。スキル管理表を理解するために、３つの項目に分けて説明します。 以下で、それぞれの項目について詳しく説明します。 ①そもそもスキルとは 「スキル」とは、業務で用いるビジネス能力のことを指します。実務で必要なエクセルスキルやスライド作成スキルはもちろんのこと、英会話能力や自己マネジメントスキル、コミュニケーション力など、業務に直接関係はなくても、業務上必要とされる能力を「スキル」と呼びます。 ②スキル管理表の定義 スキル管理表とは、①で挙げた業務上必要な「スキル」を洗い出し、社員がどのくらいのスキルを持っているかを一覧にし可視化した表のことです。スキルマップと呼ばれることもあります。 スキル管理表を作成することで、 などが一目でわかります。 また一人一人のスキルだけではなく、組織全体の人員配置のバランスやスキル総量も見えるため、部署ごとに人材の偏りがある場合、補充の優先度が適切に分析できます。例えば業務上必要な専門的スキルを習熟した人材が部署に一人しかいないなど、潜在リスクも可視化されます。 ③スキル管理表の例 スキル管理表は「業務上必要なスキルを詳細に分類し、項目別にその社員がどれくらいのレベルで業務を遂行できるのか、数字や記号などで評価できるように一覧になっているもの」が一般的です。 以下が、スキル管理表の一例です。 スキル管理表導入の目的 スキル管理表導入の目的は大きく分けて3つあります。 以下で、スキル管理表導入の目的について紹介します。 ①各社員のスキルをわかりやすく可視化すること スキル管理表を使うと、各社員のスキルが可視化されます。 といった指標になり、業務を効率化することが可能です。 そしてスキルの可視化は、社員や組織全体の弱み・強み分析にも役立ちます。スキル管理表を用いることで、社員・組織の弱みを正確に把握し、人材育成や研修などの参考にすることで、組織のレベルアップが可能になります。 ②社員に合ったスキル強化 部署や役職によって、業務上必要なスキル、伸ばすべきスキルは異なります。 部署や役職に応じたスキル管理表を作成することで、その部署・社員がどんな弱みを持っているのかを把握し、部署や社員に合った適切な人材育成や研修ができるようになります。 ③業務改善の具体策の明確化 スキルマップを作成することにより、その組織や部署でボトルネックとなっているポイントを分析することが可能です。個人のスキルを可視化して弱みを把握し、人材育成などの具体策を明確化することで、組織全体の業務改善・レベルアップも可能です。 スキル管理表作成の7つのメリット スキル管理表を作成するメリットは7つあります。 以下で、それぞれのメリットについて詳しく紹介します。 ①業務の効率化ができる スキル管理表を個人だけでなく組織全体で共有することで、部署ごとの問題点・目標が具体的に見えてきます。その問題点を正確に分析し、それを解決できるような具体的な目標を立て行動することで、業務の大幅な効率化ができます。 ②組織や個人の弱みが一目瞭然になる 社員一人ずつのスキル管理を行い弱いスキルを把握することで、個人だけでなく組織全体の弱みも一目瞭然になります。分析しにくい組織の弱みも、スキル管理表を用いることでわかりやすく可視化され、組織の弱みを解決するための具体策も立てやすくなります。 ③適切な人材配置が可能になる 個人のスキルを適切に把握することで、個人・組織の双方に合った適切な人材配置・人事異動が可能になります。新規事業を立てる際も、必要なスキルを持った人材を的確に探し、配置できます。 ④適切な能力評価が可能になる 基本的に評価は社員からは見えにくく、また管理職が社員一人一人のスキルを正確に把握し評価するのは難しいです。 スキル管理表を作成し社員と共有することで、その社員は自分がどのような理由でどんな評価を受けているのかを公平に知ることができます。また、管理職も評価基準が明確化されることで、適切で公平な評価をすることができます。 ⑤より効果的な人材育成の計画が立てやすくなる 各社員の様々なスキルを可視化することで、組織や部署に足りていないスキルを把握し、適切な教育を適切なタイミングで行うことが可能です。また組織が強化するべきスキルの優先順位をつけることで、長期的な人材育成計画も立てやすくなります。 ⑥社員のモチベーション増加につながる スキルを公平・正確に評価されることで、社員のモチベーションアップにもつながります。また社員は自分のスキルを客観的に把握できるので、学ぶ意欲・向上心も増加します。 それは結果的に、社員のスキルアップ、組織のレベルアップへとつながります。 ⑦リスク管理が可能になる スキル管理表を作成し組織のスキルを可視化することで、今後のリスク管理も可能になります。例えば、専門性の高い重要なスキルを持っているメンバーが部署に一人しかいない場合、その人が休暇を取ったり突然休職・退職をしてしまうと業務が回らなくなってしまいます。スキル管理表を作成し組織のスキルを可視化することで、このようなリスクを人材配置を変えるなどして事前に防ぐことができます。 スキル管理表の作成から運用までの８つの手順 スキル管理表を作成して運用するまでには、8つの手順があります。 以下で、8つの手順を詳しく紹介します。 ①スキル管理表を作成する目的を明確化する なぜスキル管理表を作成するのか、どのように活用するのか、何を改善したいのかなど、目的を明確化します。目的の明確化は、8つの手順を進めるうえでとても重要になります。 ②作成責任者を決める スキル管理表を誰が作成するのかを決定します。組織全体のスキル管理表を社長が作成するのか、各部署ごとのスキル管理表を部署の責任者が作成するのかは、組織や業態により異なります。 どのような役職・階層の人が作成するのかをまず決定し、作成責任者を決定します。 ③スキル管理表の項目・階層を決める … Continue reading スキル管理表（スキルマップ）とは？目的やメリット、作成手順をテンプレート付きで紹介