スキルナビで記録方法を見直し、文書管理者の作業量を約80％削減。ISO監査員も評価した力量管理DX

転記のたびに工数とミスが生まれていた紙の運用

Q. スキルナビ導入以前に感じていた課題は？

社内で管理する教育項目は、小分類まで含めて300弱ありました。教育記録は紙の帳票で管理しており、記入から展開まで年間を通じて多くの時間を要していました。現場では教育の実施日ごとに帳票へ記入し、文書管理者はその内容を必要に応じて複数の帳票へ定期的に展開していました。また、手書きの記録を転記する際にミスが発生することもありました。

自社の力量管理の運用を、無理なくシステム化できるか

Q. スキルナビ導入の決め手は？

複数のシステムを比較し、選定の基準にしたのは機能の多さではなく「自社が思い描く力量管理の運用を実現できるか」でした。その条件に最も合致したのがスキルナビでした。

「使い方は複雑にしたくない。これまでの紙の運用に近い形でシステム化したい」。その要望に、ワン・オー・ワンの担当者が一つひとつ応えてくれました。その結果、当社の運用に沿った形で提案・構築していただけました。

業務部門　山村様

文書管理者の作業量は約80％削減、総工数は年間約60時間削減

Q. 導入後、どのような効果がありましたか？

工数削減の鍵は、記録の考え方そのものの見直しです。スキルナビの運用に合わせて評価方法を見直し、実施日ごとの記録をやめてレベルに到達したときだけ記録する運用に変えました。これにより文書管理者の作業量は約80％削減（紙で個別管理していた約30名分の教育記録が不要になったことによる実感値）、総工数は年間約60時間削減となりました。手書きからの転記ミスもなくなり、各自の記録ファイルを保管するスペースも不要になり、紙の印刷も減っています。

管理部の作業は格段に楽になりました。私の作業量は、感覚として以前の30分の1ほど。手書きの帳票から表へ転記する際の入力ミスもなくなりました。さらに、時間以上に大きいのは、作業そのものがシンプルになり、今後のデータの有効活用への道筋が見えてきたことです。

業務部門　山村様

ISO監査員からも評価されたスキルナビ運用

Q. ISO監査への対応はどう変わりましたか？

力量データをスキルナビに一元化したことで、監査当日も必要な情報をすぐに示せるようになりました。日々の管理がそのまま監査準備になり、社内監査でも力量管理の体制が適切に機能している点を評価してもらえています。

記録から、計画的な育成へ

Q. 今後、スキルナビをどう活用していきたいですか？

蓄積された力量データを活かし、ワン・オー・ワンの分析支援を受けながら、スキルごとの「将来の喪失リスク」も確認できるようになりました。保有者が少ないスキルや、退職で担い手が途切れそうなスキルを早めに把握できるため、誰に何を優先して育成するかをデータで判断できます。部署異動の際のスキル確認にも活用されています。導入から1年未満でデータの蓄積はこれからですが、資格取得の目標日を「予定」として登録し、計画と実績を一緒に追う運用も検討が進んでいます。

関 慎太郎

株式会社リクルートにて、大手企業を中心とした人材採用支援に従事。営業マネージャーとして組織を牽引する傍ら、採用管理システムの立ち上げや、RPO・BPO（採用部門代行）などの新規事業開発、人事コンサルティングを数多く手がける。その後、IT・SaaS企業にて営業組織の統括を経験。2023年、株式会社ワン・オー・ワンに参画し、現在はCS（カスタマーサクセス）組織を管掌。2025年より同社取締役に就任。