限界に達したExcelによる人事評価のシステム化をスキルナビで1ヵ月強の短期間で実現

NEXCO中日本サービス株式会社 様

人事評価制度の変更と対象者の増加により、それまでのExcelによる運用は不可能と判断し、システム化を決断した

-スキルナビ導入以前に感じていた課題は?

井手様:

評価内容が書かれているExcelファイルを3から4階層にわたってメール添付で配布・回収するというバケツリレーをしていました。さらに、最下層にあたる対象者は300人あまりいたため、単に結果を集約するたけでも多大な工数がかかっていました。

また、Excel入力では、評価内容に抜け漏れがあってもスルーされてしまうため、差戻し処理が多数発生して、さらに負荷が増えていました。このような状況に加えて、今回(2021年4月実施)の人事評価では、評価制度の変更により、自己評価フェーズが追加されるとともに、契約社員の正社員化により対象者が100人以上増えることが決まっており、それまでのExcelによる運用は不可能と判断し、システム化を決断しました。

1か月後の運用開始を確実なものにするための、導入時の手厚いベンダーサポートが決め手になった

-スキルナビ導入の決め手は?

正村様:

今年(2021年)の年明けからツール選定を始めて、6週間から8週間かけて、候補ベンダーへのヒアリングから社内稟議までを行い、2月にはスキルナビに最終決定しました。

最終候補に残った2社については選定に迷いましたが、次回(4月実施予定)の人事評価までに、確実に運用開始するためには、導入時の手厚いベンダー支援が不可欠と考えており、スキルナビについては、開発元のワンオーワン社が、社員登録、組織・階層構成検討時のコーチング、評価シート項目のセッティング、権限の割り振りといった導入時に不可欠な作業をフルサポートしていただけることが決め手になりました。

1ヵ月強での超短期導入に成功し、評価フェーズの追加と対象者の大幅な増加にも関わらず、人事評価を以前と同じ時期に開始し、同じ期間で完了することができた

-具体的な導入内容は?

正村様:

手厚いベンダーサポートのおかげで、登録データを提出してから2~3週間で稼働させることができました。全体スケジュールとしては、2月に導入決定した後、3月の1ヵ月で定義内容などを準備し、4月の第1週にある程度設定が完了した環境が出来上がったうえでブラッシュアップし、運用を開始しました。

結果として、評価対象者数の大幅な増加(300名前後から420~430名に増加)と評価フェーズの追加(以前は上司評価のみだったが、今回から自己評価を追加)にもかかわらず、今までと同じ時期(4月開始)、同じ期間(約1か月半)で、人事評価を完了することができました。

評価結果が可視化され、身上情報の登録・更新がセルフサービス化された

-スキルナビ導入後見えてきた変化は?

井手様:

だれがどういう評価をされているかを権限者が簡単に見れるようになり、以前はブラックボックスになりがちな部分が可視化されるようになりました。また、スキルナビのデータフォーム機能が思った以上に柔軟性が高く、さまざま身上情報を簡単に登録し、蓄積することができるようになりました。

同時に、社員本人がデータの登録、修正を自分で行うことができ、以前は人事担当者が行っていた作業をセルフサービス化することができました。

タレントマネジメントシステム本来の機能を活用することで、各従業員の強みを定量的に確認できるようにしていきたい

-今後のスキルナビを活用するさらなる展開について教えてください。

井手様:

人事評価については、2年目以降は階層設定などの部分をブラッシュアップしていきたいと考えています。人事評価以外の部分では、タレントマネジメントシステム本来の機能を活用することで、適正配置の基礎データとして、各従業員の強みを定量的に確認し、人事異動に役立てていきたいと考えています。

設立:2008年2月
資本金:7,500万円
従業員数:約1,000名
事業内容:お客さまサービス事業、人材派遣・ビジネスサポート事業、不動産事業、その他事業(事業広報物編集業務等)

話者プロフィール
総務企画部 総務課 兼 人事課
井手 冬彦 様

総務企画部 人事課
正村 俊 様