タレントマネジメントシステムのメリット・デメリットや機能、比較12選、導入事例を解説
昨今では人的資本経営への着目度合が高まり、人材を企業の資産として、多角的に見る必要が出てきました。
人材を効率的に配置し、活用するための有効な取り組み策としてタレントマネジメントが挙げられます。
人材を効率的に運用するためにはタレントマネジメントシステムが有効であり、的確な人事配置や広範な社員情報の管理などを統括的に行うことができます。
適材適所な人事配置により社員の有効的な能力の実践をすることで、企業力の向上が期待されます。
本記事では、タレントマネジメントシステムを企業に導入するメリットや使える機能を中心に解説していきます。
タレントマネジメントシステムとは？
昨今、人的資本経営を実現する1つの経営手法として着目されているタレントマネジメントシステム。
下記で定義や、企業が実施する必要性を解説します。
タレントマネジメントの定義
タレントマネジメントとは業績や経験だけでなく、従業員個々が持つ才能や潜在能力を企業が管理する手法です。
タレントは人気者やテレビ出演者などといった意味もありますが、この場合の人事領域で使用するタレントとは、『個々の才能』を意味します。
1990年代にアメリカで生まれた概念であり、2010年頃より日本で普及しはじめました。
2010年代は団塊世代の大量退職にともない、ゆとり世代が入社した時期であるため、企業内で人事評価が大きく見直されたこともあり、徐々に概念が浸透しはじめたことがきっかけです。
タレントマネジメントの必要性
タレントマネジメントシステムの必要性は、現代の人材戦略と大きく関係しています。
日系企業は時代の変遷にともないグローバル化していることで、海外で活躍できる人材の育成が急務となりました。
ポテンシャルのある人材を効率的に見つけるには、表面上の業績や経験以外の能力も加味する必要があります。
例えば「海外で生活していける忍耐力はあるか？」「外国人と話せるコミュニケーション力は備わっているか？」など、本人の性格やスキルなどに着目する必要が出てきました。
また、現在は人材不足の世の中であり、簡単に即戦力人材や経験値が高い人材をキャリア採用だけで獲得するのは困難です。
在籍する従業員を効率的に育成することが企業成長の一助になりますが、そのためには従業員が備えている能力やポテンシャルに注目する必要があります。
このような理由からタレントマネジメントシステムは重要視されているのです。
タレントマネジメントについて詳しく解説した記事はこちら
⇒https://www.101s.co.jp/column/talent-management/
タレントマネジメントシステムのメリット
下項より、タレントマネジメントシステムを利用するメリットを解説します。
評価業務の自動化・効率化
1つ目は、評価業務の自動化・効率化を図れるという観点です。
タレントマネジメントシステムは評価業務を自動化してくれます。
例えば「入力したファイルを自動で別のファイルへ移行する」「能力採点をシステムが自動で組み合わせてくれる」などのメリットがあります。
今までのような手入力による作業は減っていくでしょう。
加えて蓄積したデータをグラフ化やチャート化してくれるため、分析にかかる時間も大幅に削減できるはずです。人事評価の効率化を目指す企業にとって導入する価値があるといえます。
人材開発の活性化
続いては、人材開発が活性化できるためです。
タレントマネジメントシステムを利用すると、自社に属する従業員の能力や適性を可視化することができます。
そのため、従業員のキャリア志向や性格、これまでの経験値などにカスタマイズした人材育成計画を立案することが可能となります。
結果的に、所属する従業員の能力や育成につなげることができるため、企業の人材開発がより円滑に進む手助けとなります。
人材配置の最適化
次いで、人材配置の最適化にも効果を示します。
タレントマネジメントシステム上には、多数の従業員に関するデータが蓄積されています。
従業員ごとの企業在籍年数や保有スキル、過去の経歴などを一目で閲覧することが可能です。
データベースをもとに、人事異動の可能性がある際、「誰にどの仕事を行ってもらうか」「今取りかかっているプロジェクトは本人にとって合っているのか」などの情報を汲み取ることが可能です。
人員配置後のイメージを具体的に描くことが可能で、結果的に適材適所の人材配置が可能となるシステムといえるでしょう。
モチベーションの維持・向上
また、従業員の仕事に対するモチベーション維持にも効果を現します。
タレントマネジメントシステムをもとに、従業員の適性や性格、過去の経歴から未来のキャリア志向を管理すれば、企業は最適な人材配置に活かすことができます。
最適配置を実施することによって、従業員は自身のスキルや能力に合わせた業務に取り組むことが可能となるので、結果的に業務に当たる際のモチベーション向上に寄与します。
定着率の向上
加えて、タレントマネジメントシステムを実現すれば、公平な評価が可能となります。
一般的な管理項目である個人業績や経験年数以外にも、目には見えない企業に対する貢献度が明らかになります。
そのため「表面上の営業成績だけが重視されて納得がいかない」「サポート役ももう少し評価してほしい」といった不満も少ないです。
結果的に離職者が減り、定着率が大きく向上する一助となるでしょう。
定着率が上がれば企業が社会からの評判も高まるため、イメージ向上にともなって優秀な人材も獲得しやすくなるもの。
良い循環がうまれ、会社として大きく成長できます。
企業力の増進
最後に、タレントマネジメントシステムを実装することによって、従業員一人ひとりの能力を効果的に活用できるようになり、企業力の向上を目指すことが可能となります。
企業全体を多面的に見ることで、従業員の適材適所への配置を判断できます。
適材適所への配置は、従業員の能力を最大限に発揮することにつながります。
従業員の能力やスキルを最大限活用できれば、企業力の増進、さらなる業績の向上が実現できます。
タレントマネジメントシステムのデメリット
続いて、タレントマネジメントシステムを運用するうえでのデメリットもお伝えします。
導入コストがかかる
タレントマネジメントシステムを導入する際は、多額のコストがかかることがあります。
タレントマネジメントシステムは、既製品のパッケージから自社のニーズに合ったシステムを選び、導入することがほとんどです。
ところが、選定するシステムによっては、大きなコストがかかることも考えられ、製品のなかには数百万円にも及ぶものもあります。
しっかりと自社が管理・実現したいものはどういったものなのかを定義したうえで製品を見極める必要があります。
自社の業務に関する改善点に合ったシステムの導入を心がけましょう。
企業構造の再構築が必要になる
タレントマネジメントシステムの導入のためには、新たに自社が人事評価基準や人材育成フローなどを再検討しなければなりません。
改革する基準や評価項目によっては、変更する負担が大きくかかってくる場合があります。
自社がタレントマネジメントシステムを用いて、「何をどう変えたいのか」、「何を目指しているのか」などの目指すべき企業イメージを明らかにし、計画的に企業構造を作り変えていく必要があるでしょう。
データ活用が難しい
タレントマネジメントシステムを導入し、従業員の情報を一元管理できても、十分に活用できない場合が存在します。
タレントマネジメントシステムでは、従業員の保有するスキル、経験、資格など多岐にわたる情報の管理が可能です。
しかしながら、これらの情報を常に最新に保っておかなければ、いざデータを活用しないといけない際に、上手く活用できない可能性が考えられます。
また、これらの情報をどのように活用すればいいのか、イメージが難しいことも考えられるため、どのような業務に管理情報を使用するのかなどあらかじめ定めておくことが重要です。
従業員への教育が欠かせない
タレントマネジメントシステムを導入した時は、効果的に利用できるよう従業員に対してセミナーや勉強会の実施などを実施し、必要となった際にすぐに使用できるような取り組みが必要です。
コストのかかるシステムをせっかく導入しても、使用する従業員たちが使いこなさなければコストの使い捨てになってしまう可能性が考えられます。
そのため、運用を形骸化させないための取り組みを実施する必要があります。
人事部門の業務負担が増える可能性がある
タレントマネジメントシステムを運用するには、一定のスキルと作業工数が必要となるため、継続的な運用体制を整えるためには、業務負担が増える可能性があります。
具体的に発生しうる作業としては、人材情報の入力や更新、評価プロセスの管理などが挙げられます。
このように、主に作業を担当する人事部門の負担が増加する可能性もあるため、企業内でも十分な検討が必要です。
タレントマネジメントシステム導入で失敗しないポイント
上項までの情報をもとに、タレントマネジメントシステムを導入し、運用を失敗させないためのポイントとはどのようなものなのかを解説します。
目的・ゴールの明確化
導入する場合は目的やゴールを明確にしておきましょう。
システムが便利といえど、目標までを自動で決めてくれるわけではありません。
設定した目標に対し、正しい道へ導いてくれるのがシステムの特徴です。
目標や目的が曖昧であれば、たとえシステムを導入しても結果は出にくいといえます。
そのためにも「グローバル化に向けて若くて英語が堪能な人材をまずは二人欲しい」「3年計画で部署から20代のリーダーを輩出したい」など、明確に目標を立てていきましょう。
目的が明確であるとタレントマネジメントシステムの効果はより一層発揮されます。
使いやすいシステムの選定
使いやすいかどうかもポイントの一つです。
機能が豊富で優秀なシステムであっても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。
そのためにも「操作がシンプルであるか」「カスタマーセンターが完備されているか」の2点を見ていきましょう。
システムが高機能であるほど、よりつくりは複雑な傾向にあります。
そんななかでも自動計算機能があったり、集計機能があったりすると利用者は使いやすいです。
また、不明な点があった場合でも気軽に相談できるカスタマーセンターがあると安心です。
管理者にとっては従業員への対応が不要となり、本来の業務へ集中して取りかかれます。
データを活用できる体制作り
質の高いデータが揃っていても活用できる人材がいなければ本末転倒です。
実際にタレントマネジメントシステム導入後の大きな課題は「データを活用できていない」が大部分を占めます。
導入して満足している企業が多く、使いきれていないのが現状なのです。
そのためにも、システムについて理解を深めると同時に、分析に長けた人材を確保しておきましょう。
採用で人材を獲得するのがベストであるものの、企画・マーケティング分野の人材を活用するのもおすすめです。
なぜならマーケティングは分析が主な仕事であり、培ったスキルを人事で活かせる可能性もあるからです。
人事について一から教えるのは一苦労かもしれませんが、タレントマネジメントシステムを使ってスキルをいかんなく発揮してくれる可能性もあります。
タレントマネジメントを活かした人事戦略
人材配置においては、企業や部署が求めるスキルや能力を明確にしたうえで、最適な人材を採用・配置することが求められます。
タレントマネジメントシステムを活かした人事戦略の事例をご紹介します。
企業と従業員の相互利益を生む適切な人材マッチング
タレントマネジメントで従業員のスキルや能力を正確に管理することができていれば、簡単に従業員同士の能力や経験、様々なデータの比較ができます。
そのため、空いているポジションに最適な候補者を迅速に選定することが可能になるため、適材適所で従業員のアサインが可能となります。
結果、従業員が高いパフォーマンスを発揮でき、仕事に対するモチベーション向上につながります。
また、企業も最適な人材を活用することができるので、双方にメリットをもたらすことが可能です。
育成計画の立案とスムーズな人事判断
タレントマネジメントシステムを活用することによって、システム内に一元管理されている人材情報が活用できるため、スムーズに人事判断を行えるようになります。
個別の従業員に沿った育成計画の立案が可能となるため、結果的に組織全体の成長を加速させることができます。
タレントマネジメントシステムの選び方
タレントマネジメントシステムは機能や目的によって4つのタイプに分類されます。
- 多目的タイプ
多目的タイプはタレントマネジメントシステムのなかでも万能型タイプです。
評価・育成・戦略など、どの分野でも能力を発揮します。
基本的には利用者を問わず「システムを使ってみたいけど何を選んでいいか分からない」「採用にも力を入れたいけど、育成にも注力していきたい」などの希望にも幅広く対応可能です。
豊富な機能を揃えており、様々な疑問を解決してくれます。
加えて初心者向けでつくられているシステムが多く、使いやすいのもポイントです。
- 評価業務支援タイプ
評価業務支援タイプは評価や査定に特化したものです。
評価項目をシステムが自動で作成してくれたり、査定結果をオートマチックに集計してくれたりします。
人事業務をより効率的に運用してくれるため、評価業務に日々追われる方におすすめです。
他にも「どのような項目をつくればいいか分からない」「一人一人に合った項目をつくりたい」などの要望にも対応しており、評価業務の基盤ができあがっているため、人事評価に慣れていない方でも安心です。
評価業務に悩みを抱えている方は検討してみましょう。
- 目標管理支援タイプ
目標管理支援タイプは人材育成に力を入れているタイプです。
組織・部署・個人の目標がツリー型で一目で分かり、それぞれの目標に沿ってフィードバックを行っていきます。
例えば「個人の目標は達成したけど部署目標はあと一歩届かなかった」「他のメンバーのおかげで部署目標は達成したものの個人目標が未達だった」などを細かく分析できます。
さらに面談で話した内容はシステムで記録可能で、過去の会話内容を参考にすれば、毎回行われる面談の質も上がります。
- 人材活用支援タイプ
最後に紹介するのは人材活用支援タイプです。
主に「人材をどの部署に配置するか？」「新しいプロジェクトには誰を加えるか？」など、従業員が適材適所で働くために特化したツールとなります。
具体的には全従業員の異動履歴・経歴・ポテンシャルから適した分野を割り出して当てはめていきます。
多くの企業は管理者による勘やひらめきで抜擢してしまいますが、システムであれば理論的に導き出せます。本人に合った部署へ配置することでモチベーションが上がるでしょう。
結果的に会社全体の売上アップへとつながっていく施策のため、人材をうまく活かせていない企業は導入を検討していきましょう。
タレントマネジメントシステムを比較するポイント
ここからはシステムの比較ポイントを解説します。
自社に合った提供形態か
タレントマネジメントシステムのタイプは幅広いです。
前述したタイプだけでも4種類、さらに細かく分ければ数十種類まで分類できるでしょう。そのため、自社に合った提供形態をあらためて確認するのが大切です。
例えば「最近複数の社員がモチベーションを下げている」と感じていれば、人材活用支援タイプが適しています。
さらに現在は外部連携ツールも発売されているため、必要であれば導入するのもおすすめです。
まずは自社の人事問題を洗い出してみましょう。
必要性に合ったパッケージシステムか
提供形態を確認するも、自社に合ったシステムがなかなか見つからないケースもあるはずです。
そのような場合はプロによるコンサルティングのもと、カスタマイズによる導入も検討してみましょう。
カスタマイズであれば人事問題の悩みに対し細かく対応してくれます。いわゆる「フルオーダーメイド」と呼ばれるタイプです。
特に大企業での導入が見受けられ、多くの従業員に対応できる柔軟性があります。
一般的に高額であるものの、なかにはリーズナブルなシステムもあるため確認してみましょう。
人材データを一元化・可視化できるか
蓄積したデータが扱いやすいかも、併せて確認しておきましょう。
データが豊富にあっても分析しづらければ本末転倒です。
そのため「複数のデータがまとめられていて見やすい」「データがグラフ化・チャート化されていて効率的に分析できる」などの確認が必要になります。
企業には、ITツールの操作に長けている従業員だけでなく、初心者や操作が苦手な方も存在する可能性が考えられるため、そのような方たちでも対応できるツールがおすすめです。
人事評価手法に対応しているか
これまで自社が採用していた人事評価に、システムが対応しているか確認しておきましょう。
例えばコンピテンシー評価・360度評価・目標管理などがこれらに当たります。
例えば360度評価を採用している場合、「評価者がシステム上でフィードバックできるか」「評価者の匿名性が保証されているか」などを確認する必要があります。
また、現在オリジナルの評価手法を導入している場合、柔軟性のあるシステムを選んでいきましょう。
場合によっては無料デモを公開している企業もあり、試しに利用してみるのがおすすめです。
セキュリティー環境が安全か
タレントマネジメントシステムを導入する場合はセキュリティ環境の確認も大切です。
全従業員のデータを一括管理するため、情報漏洩が起きてしまっては大きな事故へと発展してしまいます。
そのため「パスワード管理ポリシーが柔軟に設定できるか」「バックアップが容易に取れるか」「ログイン時の2段階認証には対応しているか」などの確認が必要です。
社員が安心して使えるシステム環境を整備していきましょう。
柔軟性と拡張性があるか
システムに柔軟性と拡張性があるかも欠かさず確認しましょう。
組織は時間の経過とともに変化がともないます。
優秀な人材が入社する時期もあれば、長年働いた方が退職するケースもあるでしょう。
そのような場合でも変更や追加がスムーズにできるかは重要です。
特に大企業であれば人材の入れ替えは定期的に起こっているはずです。
「システム内の組織変更に料金がかかる」「システムに人材を追加するまでに約1ヵ月の期間を要する」では業務に支障が出るでしょう。
自分たちである程度対応できるシステムが理想です。
コミュニケーション支援機能があるか
タレントマネジメントシステムにコミュニケーションツールが導入されているかも確認ポイントです。
システム上でスムーズに連携が取れれば、業務が効率的に進められます。
例えばシステムによってはチャット機能が備わっている場合も存在します。
グループを作成してリアルタイムで連携が取れるため、部署間の連絡も円滑に取れます。
また、システムにはアンケート機能を持ち合わせています。
各社員へ用紙で配布する必要がなく、アンケート結果もシステム上で共有できます。
システムによってコミュニケーション支援機能は様々であるため、導入時は確認しておきましょう。
導入支援メニューやサポート範囲は十分か
タレントマネジメントシステムを採用する際は導入支援メニューやサポート範囲を確認しておきましょう。
サポート体制は導入時や導入後に大きく影響し、安心して使えるかが左右されます。
導入後においてもカスタマーセンターが随時対応し、操作設定やトラブルに対しても迅速に対応してくれます。
分析・診断機能があるか
分析・診断機能の有無も確認が不可欠です。
例えば、分析機能が備わっていれば、たとえ有能な分析担当者がいなくても適切な判断ができます。
蓄積したデータによって分析・診断を行っているため、より説得力のある結果が出るでしょう。
社員の成長だけでなく、定着率向上へとつながるでしょう。
バックオフィス業務の効率化につながるか
タレントマネジメントシステムのなかには申請機能が充実しているものがあります。
出張・経費精算などがシステム上で完結できるため、紙面で申請を行う手間が省けます。
「上長が在宅勤務で申請書を確認してもらえない」「申請書を提出したいけど印鑑を紛失した」「書き間違えて再提出が必要」などの不満や不測の事態にも対応可能です。
バックオフィス業務もシステムで完結できれば、業務の一元化につながります。
タレントマネジメントシステムの導入事例
ここからはタレントマネジメントシステムの導入事例を見ていきましょう。
株式会社セブン＆アイ・フードシステムズはスキルナビを導入しています。
導入に至った背景には「評価の統一化」がありました。
基準が明確に決められておらず、店舗の評価担当者の裁量だけで評価が決められていました。
そこで店舗データをスキルナビと連携させたことで、評価の公平性と進捗確認の見える化が実現しました。
具体的には44の評価項目に対してスキルナビが自動計算する流れで実装したことで、人材配置の最適化を目指しています。
自社に合ったタレントマネジメントシステム導入で最適な人材配置を
企業が成長していくにはポテンシャルのある人材を効率的に見つける必要があります。
タレントマネジメントシステムであれば社員のスキル・資質・才能など、目に見えにくい部分までをトータルで評価可能です。
システムには多目的タイプや評価業務支援タイプなど様々であり、利用目的や使用したい機能に合わせて選ぶ必要があります。
システムを正しく導入できれば、会社の成長に大きく発展するはずです。
当社が提供しているスキルナビでは、従業員の保有している資格やスキルなどを可視化し、様々な育成施策に落とし込むことができます。
データベース上で管理している情報を人事異動時に活用すれば、適切な人材配置を実現できます。
ご興味をお持ちの方はぜひお問い合わせください。
