作成必須!従業員名簿をエクセルで作る時の注意点とは?必要項目や保管方法、保存期間を徹底解説

従業員名簿をエクセルで作る時の注意点とは?

労働基準法により作成と保存を義務付けられている「従業員名簿」。雇用関係を結ぶすべての組織において必ず必要になりますが、常に更新し最新の状態を保たなければならないため、管理の簡便さや更新のしやすさなどが重要です。

そこで役立つのがエクセルです。一般的に使用されている表計算ソフトを使って従業員名簿を作成することで誰もが簡単に管理できるようになるでしょう。

今回は、エクセルで従業員名簿を作成する際の注意点やメリット、必要項目などを解説します。

従業員名簿とは?

まずは定義を解説します。

法律で作成が定められている

従業員名簿は労働基準法第107条で作成と整備、保管の義務があるとされている帳簿のことです。記載項目は働き手の氏名や生年月日、履歴や雇用年月日など、計9項目に分けられます。従業員一人ひとりについての細かな情報を記載することが求められているのです。これは、上場企業、中小企業はもちろん、社格を持たないけれど従業員を雇用している組織すべてに作成の義務があります。

帳簿は作成するだけでは不十分であり、人事管理や労務管理においても重要なデータになるため常に最新の状態に更新しなければなりません。また、労働基準監督署による立ち入り調査で提出や閲覧を求められる場合もあるのでしっかりと備えておきましょう。仮に名簿の内容に不備や不正、不足があった場合には労働基準監督署の是正勧告対象となってしまうので注意が必要です。

法定三帳簿のひとつ

労働者を守るための法律である労働基準法において、会社をはじめとする各組織は「法定三帳簿」の作成・保管・更新を義務付けられています。

法定三帳簿とは、以下の3つを指します。

  • 労働者名簿

人事管理や労務管理に役立つ従業員一人ひとりの情報を記載した帳簿です。これは従業員名簿とも呼ばれ、個人情報がまとめられています。

  • 賃金台帳

従業員一人ひとりへの給与の支払い状況を記載した書類です。記載項目には、労働日数や基本給の他、手当の額面や種類、控除項目に加え時間外総労働時間なども含まれます。

  • 出勤簿

従業員一人ひとりの労働時間をまとめた帳簿で、個人単位で出退勤を把握できます。出勤簿には、従業員が出勤した日付、労働日数、各出勤日における出社と退勤の時刻などの他、時間外労働をした日付と時間、時間外労働をした時刻などの記載も求められます。

パートタイマーやアルバイトも含まれる

従業員名簿に記載が求められる対象者は、組織と雇用関係を結んでいる従業員全員です。労働基準法第107条では、「各労働者」と表現されていますが、企業や組織が賃金や給与を支払っていれば、その労働者は記載対象となるのだと理解しておきましょう。つまり、正社員だけでなくパートタイマーやアルバイトなど、雇用形態に関係なく作成対象になるのです。

ただ、代表者や会社経営に携わる役員、日雇い労働者、派遣労働者は作成の必要がありません。代表者や役員は労働基準法107条における「労働者」には当てはまりません。また、派遣労働者は派遣元企業によって管理されるため派遣先企業において作成義務がないといえます。日雇い労働者はその日毎に会社に採用される形を取るため記載不要です。

エクセルで使える従業員名簿とは

従業員名簿を作成して継続管理していくにあたって、導入しやすいことや操作が簡単な点は重要です。インターネット上には無料のテンプレートが公開されていたり、実際の活用事例が紹介されていたりするので、エクセルによる従業員名簿の具体的なイメージを持って導入を検討できるでしょう。

エクセルで従業員名簿を管理するメリットは2つあります。

  • 導入のハードルが低い

労働基準法第107条・労働基準法施行規則第53条では、「企業は従業員の氏名や生年月日、履歴などの情報を従業員名簿という帳簿で管理する」とされています。記載項目が決められているため、テンプレートを自社仕様に少しカスタマイズするだけで導入が完了するといえます。

厚生労働省や東京労働局など信頼できる機関もエクセルによるテンプレートを公開しています。まずはテンプレートをダウンロードして試用するのも良いでしょう。

  • すぐに活用しやすい

エクセルはマイクロソフト社が提供している表計算ソフトで、一般的に使用されています。そのため、多くの人が抵抗なく扱える点で大きなメリットが得られるでしょう。従業員名簿を管理できるシステムは数多く開発されていますが、それらの専用システムは導入研修や使い方やルール共有が必要になります。
エクセルで管理することで研修時間の短縮も期待できるでしょう。また、エクセルデータのインポート機能が付いている専用システムも多いため、管理システムの移行時にも役立つでしょう。

メリットがある反面、デメリットもあります。

従業員名簿は常に最新の状態を保つ必要があるため、エクセルでは変更の度に手動で更新しなければなりません。事業場ごとにデータ管理をしている場合には、各事業場での更新に加え、データを一元管理している人事側での更新作業も必要です。そのため、記入内容のズレや更新忘れが発生する可能性もあるため、注意が必要だといえるでしょう。

従業員名簿に入れるべき項目

労働基準法で定められている記載項目は、9つの項目、5つの見出しに分けられます。それぞれの項目について詳しく見ていきましょう。

  1. 労働者氏名

    雇用される側の氏名をまずは記載します。結婚などにより名字が変わった場合は、変更された時点ですぐに更新しましょう。戸籍に登録されている名前を記載し、漢字の間違いや旧字体との違いにも注意して記載します。

  2. 生年月日

    生年月日の記載方法について、西暦や和暦の指定はありません。テンプレートの書式に合わせて記載することをおすすめします。

  3. 性別

    男または女を選択しましょう。

  4. 住所

    基本的な個人情報は公的機関に登録している内容を記載します。ただ、住所は連絡の取れる住まいを記載するようにしましょう。引っ越し後に住民票登録をしていない従業員や、出張で転居が必要になる従業員もいます。

  5. 履歴

    社内においてその従業員がどのような部署や役職を経験してきたかなどを記載します。法的には記載内容を明確に指定していないため、異動や昇進の履歴を残す組織が一般的です。
    人事・労務の管理上、社外での職歴や取得した資格情報、最終学歴を記載する企業もあります。ただ、扱う情報は個人情報であるため記載する場合は従業員本人の同意を得なければなりません。

  6. 従事する業務の種類

    例えば、人事や経理、営業、システムエンジニアなど、従業員が主に担当する業務内容を記載しましょう。社内での異動があった際にはその都度更新が必要な項目です。
    例外として、従業員総数が30人に満たない事業においては記載は必須ではありません。小規模な事業の場合は一人の従業員が複数の業務を兼任していたり、柔軟に担当業務を変えていたりするからです。

  7. 雇入年月日

    雇用を開始した日付を記載しましょう。採用決定日ではない点に注意し、正確な日付を確認することが重要です。

  8. 退職年月日

    退職した日付と退職事由を記載します。退職事由には自主退職(従業員都合)と解雇の2種類がありますが、解雇の場合はその理由も書き添える必要があります。

  9. 死亡年月日

    従業員が在職中に死亡した場合に、その日付と理由を記載します。死亡の原因が労働災害に当てはまるか判断する必要があるためです。

これら9項目の他に記載が推奨される項目として、「電話番号および緊急連絡先」や「健康保険・厚生年金・雇用保険」があります。社外でも連絡がつく個人の携帯電話番号も記録しておくと、万が一退職後に連絡を取らなければならないといった事態に備えられます。また、労務管理をスムーズに行えるため、各種保険では事業所整理記号および事業所番号を記載すると良いでしょう。

ただし、注意しなければならないのは個人情報保護の観点です。必須項目外の内容を従業員名簿に記載する前に、必ず従業員本人に承諾を得なければなりません。

エクセルで従業員名簿を作成する際の注意点

エクセルで従業員名簿を作成する際には以下の3点に注意する必要があります。

①作成は事業場ごと

従業員名簿は事業場ごとでの作成が必要です。各支店や営業所、店舗、工場やオフィスなど、事業を分散した場所で行っている場合に各事業場ごとの管理を求められます。この時、本社で一括管理するのではなく、各事業場で作成して都度更新を行う点を抑えておく必要があります。

②対象範囲に留意する

労働基準法第9条では賃金の支払いを受けるすべての人が名簿作成の対象です。雇用形態によらず全員分作成しておかなければ、不備として是正勧告を受ける場合もあるため注意が必要です。ただし、例外もあると知っておきましょう。

③個人情報保護

従業員名簿は個人情報を集めたデータであるため、社内で不必要な人も確認できたり、社外への情報漏洩は防がなければなりません。個人情報保護法に触れる内容を取り扱っていると強く意識する必要があるでしょう。

従業員名簿の保管期間と保管方法

保管について解説します。

従業員名簿の保管期間

労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の「法定三帳簿」は、労働基準法第109条で「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を起算日から3年間保存しなければならない」と定められています。

つまり、従業員の退職または解雇日、死亡日を起算日として、その日から3年間にわたってデータを保管する義務が生じるということです。起算日から3年以内にデータの紛失や削除または廃棄した場合、30万円以下の罰金が課せられることもあるため、データや書類の取り扱いには十分な注意を払う必要があるでしょう。

労働基準法に記載の内容をよく確認し、適切な保管を行うことが重要です。

従業員名簿の保管方法

保管方法の明確な定めはありません。一般的には印刷した書類をまとめておく紙ベースの保管方法と、データ上でまとめておき印刷はしない保管方法が用いられています。昨今ではペーパーレス化やIT化といった時代の変化に加え、データで管理する方が更新が早いこともあって、データのみでの保管に切り替える会社が増えています。

紙ベースでの保管をしている場合、情報更新の際は変更箇所に二重線と訂正印が必要です。時間的な手間も工数もかかるため、可能であればデータ保管に移行すると良いでしょう。

重要なのは閲覧や提出を求められた際に、即座に最新情報を開示できる状態を保つことです。そのため、データ保管のみであってもすぐに印刷や表示ができれば労働基準監督署による是正勧告は回避できるでしょう。

まとめ

従業員名簿は、作成と管理、更新が法律で定められている重要な帳簿です。作成にあたっては導入の手間や研修の必要が少ないエクセルでの管理がおすすめです。将来的に専用の管理システムに移行する場合でも、互換性の高いエクセルであれば対応できる場合があるでしょう。

従業員名簿をエクセルで作成する場合の必要項目を確認しながら、適切な管理方法を取ることが重要です。是正勧告や個人情報保護法に抵触しないような管理体制やセキュリティ体制を整え、従業員名簿を作成しましょう。