2022.02.03

経理業務を効率化するために必要なことは？方法やメリットを紹介

経理業務は定型業務が多いため、効率化しやすい部分だと考えられます。しかし、少人数で担当している会社が多いため、業務の現状や課題がわかりづらいといった問題点があります。しかし数字を扱う部門であるため正確さが求められます。今回は、経理業務が効率化できない理由や効率化できる方法について説明します。

経理業務の内容

経理の仕事には日次業務、月次業務、年次業務の三つに大きく分かれます。日々の業務は経費精算や伝票・帳簿の記録があり、月次では給与計算やBS、PLの作成といったものがあります。また、年次に行う業務には決算業務、年末調整、法人税や保険料の計算や支払いがあります。

経理業務がなかなか効率化できない理由として以下が考えられます。

少人数で行う事が多いため、担当者が一人で業務を抱え込んでいる場合があります。そのためどのような業務を行っているか可視化できず、課題を見つけることが困難になり、効率化に取り組む機会がなかなか取れなくなります。

書類作業が多いため、全部紙でやり取りをすると膨大な量になってしまい管理や運用が大変になってしまいます。電子の場合だと、メールやツールを使って作業が進められますが、紙の場合だと、印刷したり、押印をしたりといった新たな手間が発生します。

経理はお金がからむ業務のため、ミスが許されないという点があります。ですがヒューマンエラーはどうしても発生するため、すべて手作業で行っている場合、ミス防止に意識が向き作業の速度が遅くなります。それにより業務が遅延し、影響を及ぼしてしまうので、効率化させる必要があります。

経理は会社のお金を管理する部署であるため効率化することによって、ミスの削減が期待できます。また、ITツールなどの使用で作業時間を短くすることができることにより、空いた時間をコア業務に充てることが可能になります。それにより経営判断の材料も迅速に提供することが可能になります。

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従業員自身でできる効率化の方法を紹介していきます。

Excelを駆使することで作業効率がかなり上がります。会計ソフトを導入していない会社や、使用している会計ソフトの機能に制限がついているような場合、Excelをメインに使用すると良いでしょう。四則演算はもちろんのこと請求書や見積といった書類に関しても作成が可能です。

数字を扱う業務ですので、ミスや間違いがないように仕事行いますが、怖がりすぎると業務のスピードが遅くなり期限に間に合わなくなってしまいます。ミスを起こさないよう注意することは大事ですが、未然に防げるような対策を取っておくことも重要です。

税理士等の外部に業務委託をしている場合、自社で行った方が良い業務と外部に委託した方が良い業務の調整を検討する必要があります。自社で行うには負担が重すぎる業務や逆に単調だけど時間がかかる業務は委託した方が効率化を図ることができます。

個人レベルだけでなく、企業としての業務効率化を図ると良いでしょう。

会計ソフトの導入を行いましょう。手作業やExcelのみでの運用より格段に効率的に仕事ができます。クラウド型を導入すれば、ネットがつながる環境であればどこでも利用できるため、初期設定が面倒に感じることは少ないでしょう。また、最新のバージョンで利用することが可能です。

人間が業務を行う以上、どんなに気を付けていても必ずヒューマンエラーは発生します。ミスを完全になくすよう進めるだけでなく、ヒューマンエラーを前提とし、対処できるような環境や仕組みをつくることが重要です。

経理は他部署からの経費精算といったやりとりが発生するため、関係する他部署に対してもミスの注意喚起や、まとめて申請をしてもらうなどして協力体制を作ることが大切です。また、現金での経費精算を無くす事で業務の削減ができ、効率があがります。

複数のディスプレイを並べてパソコンを使用する事をいいます。経理では、同時に何種類ものファイルを開けて作業をするため、ディスプレイが一つの時より、複数の方が画面が見やすくなり、効率が上がります。初期設定も簡単に行う事が可能です。

経理業務を効率化するには様々な方法があります。しかし、現状の課題を特定しないと打った対策がうまくいかず無駄になってしまうので、何をどのように効率化させたいのか明確にする必要があります。対策を打てば格段に改善できるようになります。