デジタル化とは？DX・IT化との違い｜メリットや進め方、実例を解説
デジタル化は、業務効率の向上や働き方の変化を支える重要な取り組みとして、多くの企業で注目されています。
一方で、DXやIT化といった言葉との違いが分かりにくいと感じている方も多いのではないでしょうか。
本コラムでは、デジタル化の基本的な意味からDX・IT化との違い、導入によるメリット、具体的な進め方や企業の成功事例までを分かりやすく解説します。
デジタル化とは
デジタル化とは、デジタル技術を活用して、情報やプロセスをデジタルデータとして扱い、活用することで日常生活やビジネスにおける業務をより効率化する取り組みです。
日常生活ではキャッシュレス決済やモバイルオーダー、ストリーミング配信などによる利便性の向上が、ビジネスにおいてはペーパーレスやオンライン会議による業務効率化などが実現しています。
競争が激しい現代において、企業力を高めるためにもデジタル化は欠かせない要素となっています。
デジタル化と似ている言葉の違い
本項目では、デジタル化と似ている言葉を紹介し、その違いについて解説します。
DX
DX（デジタルトランスフォーメーション）はデジタル化の一形態ではありますが、単なる業務の効率化にとどまらず、企業のビジネスモデルや組織のあり方まで変革する、より広範で戦略的な取り組みを指す概念です。
デジタル技術を活用して新たな価値を生み出し、競争力を強化することが目的であり、企業の根本的な変革を促す点が一般的なデジタル化との大きな違いです。
DXに関しては、下記記事もご参照ください。
電子化
電子化とは、紙媒体の情報をPDFやデータファイルなどの電子媒体へ置き換えることで、一般的に「ペーパーレス化」とも呼ばれる取り組みです。
書類の保管スペースや印刷コストを削減でき、検索性や共有性が向上する点が特徴です。
電子化はあくまで情報の形式を紙媒体から電子媒体へ置き換えることを指すため、デジタル化の一種であり初めのステップということができるでしょう。
IT化
IT化とは、IT（Information Technology）を活用して情報をシステムやネットワークを通じて扱える形に整え、業務の効率化や標準化を進める取り組みです。
例えば、紙の管理台帳を専用システムに置き換えたり、社内連絡をメールやチャットへ移行したりすることがあげられ、IT化はデジタル化の手段のひとつといえます。
デジタル化の3つの種類
デジタル化には主に3つに分類されます。本項目ではそれぞれの内容を解説します。
デジタイゼーション
デジタイゼーションとは、アナログの情報をデジタルデータへ置き換え、扱いやすくする取り組みを指します。
例えば、紙の文書をスキャンしてPDF化するような「電子化」は、デジタイゼーションに該当します。
デジタイゼーションは自社内の業務効率化に寄与する取り組みです。
デジタライゼーション
デジタライゼーションとは、デジタルトランスフォーメーション（DX）を実現するための中間段階にあたるプロセスで、特定の業務におけるプロセスを見直し、デジタル技術を活用して効率化や高度化を図る取り組みです。
単なるデータ化にとどまらず、業務の仕組みそのものを改善し、新たな付加価値や収益の創出を目指します。
デジタルトランスフォーメーション（DX）
デジタルトランスフォーメーション（DX）は、「DX」の項でも述べたように、単に業務を効率化するだけでなく、収益の源泉や提供価値の在り方を根本から見直し、企業そのものを変革する取り組みを意味します。
デジタル技術を活用して新たなビジネスモデルを生み出すことが目的であり、競争力強化に不可欠です。
デジタル化を実現するためには、このDX推進が必要となります。
デジタル化が進行している具体例
実際に現代ではさまざまな分野でデジタル化が進行しています。
本項目では主な4つの具体例を解説します。
情報の一元管理
情報の一元管理とは、企業内に散在する文書・ファイル・業務データなど多様な情報源を統合し、必要な情報へ迅速にアクセスできるようにする取り組みです。
具体例としては、クラウドシステムを活用して文書やファイルを共有したり、カレンダーアプリでチームのスケジュールやタスクを一元的に管理・可視化したりするケースがあげられます。
書類のデジタル化
書類のデジタル化とは、これまで紙で管理していた書類をデジタルデータへ変換し、保存・共有・検索を容易にする取り組みです。
具体的には、請求書や契約書、会社資料、マニュアル、勤怠管理表、給与明細書など、業務で扱う多くの紙書類がデジタル化の対象となります。
コミュニケーションのデジタル化
コミュニケーションのデジタル化とは、これまで対面や電話、紙媒体でおこなわれていたやり取りをデジタル化する取り組みです。
例えば、電話や手紙をメールに置き換えたり、ビデオ会議ツールを使って遠隔地のメンバーと会議を実施したり、チャットツールで日々の連絡や相談をおこなうケースがあげられます。
業務自動化ツールの活用
業務自動化ツールの活用とは、デジタル技術を用いて人手でおこなっていた作業を自動化し、業務効率を大幅に向上させる取り組みです。
代表例として、RPA（Robotic Process Automation）はパソコン上の定型作業をソフトウェアロボットが自動で処理します。
また、MA（Marketing Automation）ツールや、AI（人工知能）、IoT（モノのインターネット化）などで業務の自動化が可能になります。
デジタル化で得られるメリット
本項目ではデジタル化により得られる5つのメリットを解説します。
業務効率と生産性の向上
デジタル化により業務の効率化や自動化が進むと、従業員の負担が軽減され、より少ない時間と人数で業務を遂行できるようになり、生産性の向上につながります。
例えば、RPAを活用してデータ入力作業を自動化すれば、これまで人手でおこなっていたデータの収集・入力・チェックに要する時間が削減され、最終確認だけを担当する人員を配置すれば十分になります。
コストの最適化
ペーパーレス化を推進することで、紙や、印刷、郵送、書類保管にかかる費用を大幅に削減できます。
また、Web会議システムを活用してオンラインで会議をおこなうことで、移動時間が不要になり、出張費や交通費などの経費削減も期待できます。
柔軟な働き方への対応
データ共有やコミュニケーションをオンライン化することで、リモートワークやテレワークが実現できます。
これにより、遠方に住む方や家庭の事情で自宅を離れにくい方でも働ける環境が整い、働く場所や時間の選択肢が広がります。
また、柔軟な働き方の実現は従業員満足度の向上にもつながるでしょう。
情報資産の有効活用
例えば、クラウドストレージを導入すれば、従業員はインターネット環境さえあれば、いつでもどこからでも必要なファイルへアクセスすることができるようになります。
これにより業務効率が向上するだけでなく、リアルタイムでの情報共有が進むため、伝達ミスを防ぎ、トラブルを未然に防ぐことができるようになるでしょう。
リスク対策・BCP対策
BCP（事業継続計画）とは、自然災害やテロなどの緊急事態が発生しても、重要な事業を止めずに継続できるようにあらかじめ対策を定める計画のことです。
デジタルデータは紙媒体と比べてバックアップや復旧が容易なため、重要情報の喪失リスクを抑え、これにより、緊急時でも迅速に業務を再開でき、事業継続を強力に支援します。
デジタル化の進め方
デジタル化を進めるためには必要なステップが複数あります。
本項目ではそれぞれのステップを解説します。
目的と目標を明確にする
業務のデジタル化を進める際は、まず目的と達成すべき目標を明確に定めることが不可欠です。
企業によって抱える課題や求める成果は異なるため、自社が実現したい姿を具体的に把握することが重要となります。
そうすることで最適な施策を検討し、必要なツールを選定することができ、効果的なデジタル化につながるでしょう。
業務整理をしてスコープを設定する
デジタル化を効果的に進めるには、まず対象となる業務の範囲（スコープ）を明確にし、現在の業務状況（As Is）と理想の状態（To Be）を整理することが重要です。
現場の声を聞きながら理想の姿を描くことで、どこに課題があり、何を改善すべきかといった現状とのギャップが明確になります。この整理をおこなうことで、優先すべき領域が判断しやすくなり、無駄のないデジタル化の取り組みが実現できます。
適切な手段・ツールを導入する
抽出した課題に対して、どのような方法で解決するかを検討しましょう。
ITツールの導入を検討する場合は、この段階で導入すべきツールに求める機能要件を明確に設定しましょう。
また、どの業務をどこまでデジタル化するのかといった判断は、前項の「業務整理をしてスコープを設定する」で整理した内容を踏まえておこなうことが重要です。
セキュリティと運用体制を整備する
システムやツールを導入した後は、必ずセキュリティ対策を実施するようにしましょう。
デジタル環境では多くの情報を複数の関係者で共有するため、情報漏洩や不正利用といったリスクが常に伴います。
そのため、アクセス権限の設定、データの暗号化、ログ管理、定期的なセキュリティ教育などのセキュリティ対策は欠かせない重要な工程といえるでしょう。
効果検証と改善をおこなう
デジタル化は、ツールやシステムを導入した時点で完了するものではありません。
導入はあくまで手段にすぎず、設定した目標に対してどれだけ達成できているかを定期的に評価する必要があります。
もし目標に達していなければ、原因を分析し、運用ルールの見直しや機能追加などの改善策を講じることが重要です。こうしたサイクルを繰り返すことで、デジタル化の効果を最大化できます。
デジタル化を進める際の注意点
デジタル化には多くのメリットがありますが、いくつかの注意点もあります。
本項目ではデジタル化を進める際の注意点を3つ解説します。
初期投資や運用コストが発生する
デジタル化を推進するには、システム導入費やツールのライセンス費、機器の購入費、さらには運用・保守にかかる費用など、一定の初期投資と運用コストが発生します。
費用不足によるプロジェクトの停滞や業務品質の低下といったリスクを避けるためにも、事前に全体のコストを正確に把握し、適切な予算を策定することが非常に重要です。
セキュリティ体制の強化が必要
デジタル化を推進する際には、厳格なセキュリティ対策が必要不可欠です。
情報をシステムやネットワーク上で管理するということは、外部からの不正アクセスや情報漏えい、データの改ざんといったリスクが常に伴います。
そのため、アクセス権限の管理、データの暗号化、定期的なセキュリティ診断、従業員への教育など、多様なセキュリティ体制の強化が求められます。
システムトラブルに備える必要がある
デジタル化を支えるシステムには、故障や不具合が発生するリスクも伴います。
ハードウェアの故障やソフトウェアのバグ・エラーなどによって、正常に動作しなくなり、業務に影響を及ぼすトラブルのリスクが常に存在します。
そのため、従業員の理解を深めてデジタルリテラシーを高めることや、バックアップの整備や復旧手順の明確化などをおこなうことで、トラブルに備える必要があります。
デジタル化を成功させるポイント
本項目では、デジタル化を成功させるために、注意すべき5つのポイントを解説します。
社内での理解と協力を得る
デジタル化を成功させるためには、従業員ひとりひとりの理解を深め、社内全体で取り組む体制づくりが欠かせません。
デジタル化は情報システム部門だけで完結するものではなく、実際にツールやシステムを利用する現場の社員が主体的に関わることが重要です。
現場の課題や要望を反映しながら進めることで、導入後の定着や効果の最大化につながります。
使いやすいツールを選ぶ
ツールやシステムを導入しても、必要な機能が不足していたり、利用するうえで複雑なルールが多いと、かえって作業効率が落ちてしまいます。
そのため、導入前に現場の従業員から使い勝手や業務への影響についての意見を積極的に収集する仕組みをつくり、従業員が使いやすいツールを選ぶことが重要です。
スモールスタートで進める
デジタル化は、いきなり大規模に展開するよりも、まず小規模に始めるのが効果的です。
まずは特定の業務や部門で試験的に小さく始めることで、運用上の課題や改善ポイントを早期に発見・改善することができ、失敗リスクを抑えることができるでしょう。
デジタルリテラシーを育てる
デジタル化を成功させるためには、現場のメンバーがデジタルリテラシーを高め、リスキリングを進めることも重要です。
新しいツールを正しく理解し活用できるスキルが備われば、業務効率の向上だけでなく、導入後のトラブル発生も抑えやすくなり、組織全体のデジタル化をスムーズに推進することが可能になるでしょう。
外部サポートを柔軟に取り入れる
デジタル化を進める際、デジタル技術に精通した人材を自社だけで十分に確保するのは難しい場合が多く、デジタル化の対応に追われて本来の業務が滞るリスクを避ける必要があります。
そのためには、外部からのサポートを柔軟に受け入れ、必要な領域だけを支援してもらうことで、効率的かつスピーディにデジタル化を進められ、社内リソースの最適化にもつながります。
外部支援を上手く組み合わせることで、無理なく継続的なデジタル推進が可能になります。
デジタル化による成功例
デジタル化を実践して業務効率化や品質向上に成功した例は多々あります。
本項目ではデジタル化を実践した3つの企業の例を紹介します。
株式会社LIXIL
株式会社LIXILは、従業員自身が自発的にソリューションを提案できる組織づくりを目指し、「デジタルの民主化」というキーワードを掲げ、デジタル化を推進しています。
その代表的な取り組みが、ノーコード開発ツールの導入であり、専門的なIT知識がなくても現場の社員が自らアプリや業務ツールを開発できる環境を整えることで、業務効率化や課題解決のスピードを向上させています。
この取り組みは、現場主導のデジタル化を実現した成功例といえます。
株式会社丸井グループ
株式会社丸井グループが推進したDXの代表的な事例として、デジタル債を活用した「応援投資」の仕組みがあります。
これは、個人投資家が企業やプロジェクトを応援する気持ちで投資できる仕組みをデジタル技術によって実現したものです。
資金調達と顧客との関係構築を同時におこなえる点が特徴で、従来の金融の枠を超えた新たな価値提供につながっています。
デジタルを活用してビジネスモデルそのものを変革したDXの成功例といえます。
ヤマトホールディングス株式会社
ヤマトホールディングス株式会社は、DX推進により医薬品輸送の高度化を実現した企業です。
医薬品の輸送は厳しい品質管理が求められるため、従来は高額な専門便の利用が主流でした。
同社はIoTデバイスを活用し、輸送中の荷物のリアルタイム監視や異常が発生した際のネットワーク上での迅速なリカバリー対応を可能にすることで、安全性と効率性を両立した配送体制を実現しています。
今こそデジタル化を加速しよう
デジタル化は単なる業務効率化にとどまらず、企業の競争力を高め、新たな価値を生み出す重要な取り組みです。
環境変化が激しい現代において、デジタル化への対応はどの企業にも必要とされる課題といえます。
まずは自社の課題を見極め、小さな一歩から取り組みを始めることでデジタル化を加速し、持続的な成長につなげていきましょう。
