オンボーディングとは？目的やメリットを企業事例やおすすめツールとともに徹底解説！

企業にとって採用した人材の定着や早期の戦力化は重要なテーマです。そうした人材の定着や早期の戦力化に効果のある施策としてオンボーディングが注目されています。

オンボーディングを推進することで、社内の人材のコミュニケーションが活発になり、従業員満足度が上がる事も魅力です。今回はオンボーディングについて解説します。

オンボーディングとは

オンボーディングとは、新入社員の教育・育成を行う手法の一つです。

飛行機や船に乗る意味のon-boardから作り出された造語になります。飛行機や船の運航にかかわる現場では、新人が職場環境に早期に適用できるようなサポートが行われてきました。

このようなサポートの手法を念頭に、人事の領域で展開されているプログラムがオンボーディングです。

プログラムの具体的な内容は、新入社員に、新しい職場環境に早期に馴染んでもらい、戦力化するまでの適切なサポートを行う事になります。尚、この場合の新入社員には中途採用のキャリア人材も含まれます。

オンボーディングがトレンドになっている背景

最近、企業においては、中途採用の強化による人材の定着と流動性の改善が重視されています。これにより、採用した人材が円滑に業務を遂行できる環境整備がますます要求されています。

オンボーディングが注目を集める背景には、少子高齢化と通年採用の導入があります。

少子高齢化とともに労働人口の減少が進む中で、新入社員の定着率向上が多くの企業の経営課題として浮上しているのです。

さらに、多くの企業が通年で採用を行うようになったことで、新人が不定期に組織に加わるようになりました。その結果、従来の一括研修に頼るのが難しくなり、個別の育成プログラムが求められるように変化しています。

2020年から流行した新型コロナウイルスの感染拡大の影響もあります。感染予防の観点からリモートワークが一般化し、採用や教育研修の手法も大きく変化しました。こうした中、オンラインで新人を育成する方法を模索する企業から注目を集めているのがオンボーディングです。

オンボーディングを実施する目的

オンボーディングを実施する目的は、採用した人材の早期離職防止と早期の戦力化です。近年、様々な企業がオンボーディングを取り入れています。企業がオンボーディングを実施する目的をまとめます。

成長スピードを上げる

オンボーディングを実施する目的の1つ目は、採用した人材の成長スピードを上げる事が可能になることです。採用した人材にとっては、新しい職場の仕事の進め方やルールなど覚える事がたくさんあります。

そうした、細かい内容はあらかじめ、マニュアル化し研修にて教える事も可能です。まとまった時間で業務に必要な要点を集中的に指導できるため、新入社員の成長のスピードを上げる事ができます。

離職防止

オンボーディングを実施する目的の2つ目は、採用した人材の離職防止になります。入社した人材にとっては、新しい組織のメンバーや組織文化に馴染めるかという事は不安ですよね。

そうした時に、オンボーディング施策として新入社員とランチ交流会を行う事で新入社員の不安解消を行えます。このようなオンボーディング施策により、離職防止を行う事が可能です。

教育格差を生じさせないため

オンボーディングを実施する目的の3つ目は、教育格差が発生する事を防ぐ事になります。採用した人材の個人的なスキルやモチベーション、配属先のOJTの教育担当者の裁量によっては、時間の経過と共に教育格差が生じる場合があります。

現場とは別に人事が教育を行う事で、教育格差が生じないようにすることが可能です。

オンボーディングを実施するメリット

オンボーディングを取り入れるメリットは様々です。企業の側には人材の離職防止や即戦力化を行えるメリットがありますが、従業員側にもメリットがあります。オンボーディングを実施するメリットをまとめます。

コスト削減

オンボーディングを実施するメリットの1つ目は、コスト削減につながる事です。人材の採用に必要なコストは年々増加しています。

特に、新卒採用や中途採用を積極的に行っている企業では、採用コストはできるだけ抑えたいものです。オンボーディングを実施する事で、採用した人材の定着率が上がり人材の採用コストを削減する事が可能となります。

生産性を高められる

オンボーディングを実施するメリットの2つ目は、生産性を高められる事になります。新入社員が会社に成果をもたらすまで時間がかかります。

オンボーディングを行う事で、新入社員が成果を上げるまでの期間を短くすることが可能です。また、配属先の人事担当者も自身の業務に集中できるため、組織全体の生産性を高める事にもつながります。

人材育成施策をアップデートできる

オンボーディングを実施するメリットの3つ目は、人材育成施策をアップデートできる事になります。これまでの人材育成の施策としては、人事による研修や現場でのOJT研修がメインでした。

こうした研修は、特定の期間に集中的に行う研修であり、継続性の点が弱い所が難点になります。

しかし、オンボーディングは座学研修やOJT、1on1、ランチ交流会といったプログラムを総合的に長いスパンで行う点が特徴です。

そのため、オンボーディングを取り入れる事は中長期的なスパンで、様々な人事施策を組み合わせる事になるため、人材育成施策をアップデートできるメリットがあります。

従業員満足度の向上

オンボーディングを実施するメリットの4つ目は、従業員満足度の向上につながる事です。オンボーディングとは、新たに採用した人材のみに職場環境への適用を求める事ではありません。

配属先のチームメンバーや上司も含めて積極的に新たな人材を受け入れようと働きかける事も含まれます。

そのため、既存メンバーから新たなメンバーに積極的なコミュニケーションが行われお互いの理解が促進されます。結果として、従業員満足度が向上するメリットがあります。

新入社員が短期間で成長できる

オンボーディングの目的の一つは、新入社員が短期間で組織に適応し、成長できる環境を提供することです。従業員ごとに適切なオンボーディングプロセスを組むことで、新人は自分の役割や責任を明確に理解し、早期に業務に参加できるようになります。

同時に組織文化や価値観について理解を深めることで、企業が掲げているビジョンや目標に対する貢献意欲が高まるでしょう。

新しく入った人材が目的意識や貢献意欲を持って業務に取り組み、成果を上げることができれば、組織全体の成果にもプラスの影響を与えることができます。

人材が持つスキルを発揮しやすい環境が整えば、仕事へのやる気も増して定着率アップも期待できます。

採用の無駄をなくす

効果的なオンボーディングプロセスは、採用プロセスにおける無駄を減らすことにも役立ちます。

新入社員が適切なサポートを受け、適切な情報を提供されることで、採用後に生じるトレーニングや認識のズレを修正する必要性が減ります。

例えば、企業が目指すビジョンや採用候補者に頼みたい業務内容と、候補者が希望するキャリアビジョンや業務内容のすり合わせが可能です。

企業と入職者のミスマッチをなくし、入職者の希望に沿うような人員配置をすると信頼感のアップと離職率低下につなげられるでしょう。

人材がすぐに離職しては、採用のために時間と資源を浪費することになります。オンボーディングで人材の定着率を上げ、採用の無駄をなくしましょう。

新入社員の研修コストが削減できる

新入社員にかける研修コストは意外と多いものです。入社時の新入社員研修だけでなく、入社2年目研修など、経験年数に応じた段階的な研修を実施する企業は少なくありません。だからこそ、従業員が離職した際の損失は大きいでしょう。

効果的なオンボーディングは、新入社員の研修コストを削減する助けにもなります。従業員の定着率を高めるオンボーディングは、結果的に必要最低限の研修を実施するだけで人員確保が可能になり、繰り返し研修を実施する必要がありません。

オンボーディングの実施は、離職防止とともに教育コスト削減といった効果があるのです。

組織の結束力が上がる

オンボーディングによって新人が組織文化や価値観を理解し、組織の目標とビジョンに共感するようになることで、組織全体の一体感が高まります。その結果、組織全体の結束力を高める効果が得られるでしょう。

組織と従業員個人の関係だけでなく、チーム単位や部署単位での結束力も強化できます。同じ目標や意識を持つ従業員同士だからこそ、意思疎通がしやすく、業務が滞りなく進むのです。

さらに、一般的には意思疎通が難しい部署間のやり取りもスムーズになります。企業全体が一つのチームとして協力できるようになると、組織全体のパフォーマンスが向上します。

オンボーディングの導入方法

4つの手順を踏みましょう。

入社前の情報収集

オンボーディングは、いきなり実施しないことが大切です。新人の入社前に、従業員のキャリアビジョンやポジションの希望をヒアリングしておきましょう。

新入社員のスキルや経験、興味関心まで広く情報を収集すると、オンボーディングの計画が立てやすくなるでしょう。

入社前の情報収集を丁寧に行うと、より個々に合ったオンボーディングの実施が可能となり、新人の能力を最大限引き出せるようになります。

事前情報に基づく最適配置

新入社員の情報収集ができたら、集めた情報に基づく最適な人員配置を考えましょう。持っているスキルや経験を発揮できる環境を提供しながら、個人のキャリアビジョンを叶えられるような経験を積めるポジションを用意する必要があります。

力を発揮できる環境が整うことで、人材がより迅速に組織に適応し、自信を持って仕事に取り組むことが可能です。適切な配置は、新入社員が組織文化に溶け込み、成果を上げるための重要な要素です。

入社前のコミュニケーション

効果的なオンボーディングには、入社前のコミュニケーションが欠かせません。新入社員と配属先のチームメンバー、上司との間で顔を合わせられる機会をつくりましょう。

企業は、新入社員が組織の文化や価値観について理解を深めるために、オンラインミーティングやビデオ会議、メールなどのコミュニケーションツールを活用する必要があります。

それと同時に、新入社員が入社前に疑問や不安を解消できるよう、適切な情報提供やサポートを提供することも重要です。

新入社員への情報提供と同時に、配属先の従業員や上司に、新入社員の情報を共有しましょう。

入社後のフォロー

最後のステップは、入社後のフォローアップです。新入社員の早期離職を防止するには、適切なサポートを提供し続けること欠かせません。

入社後のフォローには、継続的なフィードバックや公平な評価、必要に応じた研修やOJTプログラムの実施が含まれます。

入社後は環境の変化に対するストレスがたまりやすいため、上司や人事担当者が定期的にサポートする仕組みをつくりましょう。

オンボーディング実施の5つのポイント

様々な魅力があるオンボーディングですが、会社がオンボーディングを取り入れ実施する際のポイントがあります。このポイントを押さえずに、オンボーディング取り組みをスタートすると成功しない可能性が高くなるので注意が必要です。オンボーディング実施のポイントとして5つの視点から解説します。

①人事部が信頼関係の土台を作っておく

オンボーディング実施のポイント1つ目は、人事部が信頼関係の土台を作っておく事になります。新入社員が会社の社員で一番初めに接する人が人事部の社員になります。

ある意味で新入社員は人事担当者の姿を通じて会社のイメージを把握するとも言えるでしょう。新入社員にとって人事部は、困ったときに頼れる存在です。

人事が新入社員に対し、情報を開示している事が信頼関係構築の大きな要因になります。

②教育体制を充実させる

オンボーディング実施のポイント2つ目は、教育体制を充実させる事になります。オンボーディングは、総合的な人事施策になるので、教育体制を充実させなければ掛け声のみで終わってしまう可能性が高いです。

また、社会情勢の変化により、時短勤務や在宅勤務等の働き方も増加しています。

会社に出社しなくても研修が行えるようなオンライン研修システムやチャットシステムの導入を行う等、教育体制を常にアップデートしていく事が大切です。

③スモールステップ法を取り入れる

オンボーディング実施のポイント3つ目は、スモールステップ法を取り入れる事になります。スモールステップ法とは、目標を細分化し少しずつクリアしていく事で最終的な目標を達成する手法です。

新入社員は入社後成果を上げるまで時間がかかるため、目標が高すぎた場合モチベーションの低下を招く可能性があります。

そのため、目標を細分化し最終的な目標のクリアに向かって指導役の社員が適時サポートを行う事が大切です。

④メンター制度導入を検討する

オンボーディング実施のポイント4つ目は、メンター制度導入を検討する事になります。メンターとは年齢や社内での立場が新入社員に近い社員をサポート役に着ける制度です。

新入社員に寄り添う存在としてメンター制度を導入することで、入社時にプレッシャーと孤独感を感じやすい新入社員のモチベーション低下を防ぐ事ができます。

オンボーディングを実施する際に補助的な制度として導入する事で、新入社員の成長スピードを高める事ができます。

⑤トレーナーを育成する

オンボーディング実施のポイント5つ目は、トレーナーを育成する事です。トレーナーが持ち合わせている知識やスキルに差がある場合、オンボーディングを行っても結果に差が出る可能性が高くなります。

そのため、トレーナーの育成が大切になります。トレーナーの育成は専門的な知見を持つ専門家に依頼した方が確実です。そのため、外部機関を利用した育成を行う事をおすすめします。

オンボーディングの事例

ここまで、オンボーディングの概要についてまとめてきました。オンボーディングには様々なメリットがあり、取り入れている企業も増えています。オンボーディングを取り入れている企業の事例を紹介します。

日本オラクル株式会社

日本オラクル株式会社では、新入社員にいち早く会社に慣れてもらい成果を上げる事は重要なテーマとしオンボーディングの取り組みを推進してきました。

中途入社の社員が会社の印象を決定するのは入社後の1か月と考え、5週間の研修プログラムを提供しています。研修では、同社の経営理念や事業形態の解説をはじめ、具体的な仕事のプロセスについて講義が行われます。

尚、この研修を実施している社員の働きがいを高める専門チームが「社員エンゲージメント室」です。また、OJTでは現場の上司だけでなく、「ナビゲーター」「サクセスマネージャー」といった専任スタッフが、中途入社の社員をサポートすることも特徴です。

このような取り組みの結果、同社では高い社員エンゲージメント率を達成しています。

LINE株式会社

LINE株式会社では、多角的な事業展開を行っており、新たに入社した社員が適応しなければならない業務が多岐にわたる事が、成長のボトルネックになっていました。

そこで、従業員が業務上の疑問や悩みをLINEにて気軽に相談できる「LINE CARE」というシステムを運営しています。仕事上の悩みから、社内の人間関係の悩みまであらゆる相談を行える点がこの制度の魅力です。

また、社内カフェにある対面カウンターでの問い合わせ体制も整えております。このようにオンライン、オフライン双方で丁寧にサポートを行うオンボーディング施策を推進しています。

キユーピー株式会社

マヨネーズでおなじみのキユーピー株式会社では全国の工場で働く社員にスキル獲得を推進する方法としてeラーニングを実施しています。入社後3年間継続して学習できるオンボーディング期間が設けられています。

この施策は、遠隔地で働く社員のスキルの差を減らせることが魅力です。eラーニングを取り入れる事で、一律に教育を行う事が難しい工場の職場環境でも基礎教育の実施が可能となりました。eラーニングの積極的活用で中長期的な人材育成を実現しています。

サイボウズ株式会社

サイボウズ株式会社では事業の急成長に合わせ、従業員数が急増したことに伴い人材の能力やスキルに差がみられるようになりました。そうした、状況を改善すべくオンボーディングを導入し積極的に推進しています。

社員が継続的に学べる制度として、「サイボウズアカデミア」という多種多様な学びを得られる制度も整備しています。このように、新入社員だけでなく、既存社員のスキル獲得も行える体制を整え続けているところが特徴です。

こうした取り組みの結果、新入社員、既存社員双方のスキルアップが進み、人材の能力やスキルを総合的に高める事を可能にしました。

オンボーディングに役立つおすすめツール

オンボーディングを実際に試しても、なかなかうまくいかないケースもあるのではないでしょうか。そのような企業のために、4つの役立つツールを紹介します。

• MotifyHR
• Kahoot!
• trello
• Asana

MotifyHR

「MotifyHR（モティファイ エイチアール）」は、新入社員のオンボーディングプロセスを支援するためのプラットフォームです。

組織のニーズに合わせてカスタマイズ可能なオンボーディングプログラムを作成し、新入社員がスムーズに組織に溶け込めるようサポートします。

MotifyHRは、文書の共有やビデオトレーニング、タスク管理などの機能があるため、新入社員と管理者の両方が効率的にコミュニケーションを図れるのが魅力です。従業員に適切なタイミングで質問を配信し、仕事のやりがいを感じられる仕組みづくりができているのも特徴でしょう。

円滑なコミュニケーションが取れるので、人間関係の不満が軽減され、人材の定着を促すことができます。

Kahoot!

「Kahoot!（カフート）」は、楽しく効果的な学習環境を提供するためのクイズ作成ツールです。Kahoot!はクイズやゲームベースの学習コンテンツを提供することで、学習者のモチベーションを高め、楽しみながら情報を吸収できる環境をつくってくれます。

また、リアルタイムのフィードバック機能を利用して、新入社員の理解度を確認し、必要な場合には補助的な教育を行うことが可能です。

カジュアルな雰囲気で学びを深めて欲しいときや、ライブ感を大事にして研修を進めたい企業に向いています。

trello

「Trello（トレロ）」は、タスク管理とプロジェクト管理を行うためのツールです。Trelloはタスクリストやトレーニングプログラムをカードとして整理し、可視化するために役立ちます。

タスクを一元管理してチームメンバーで共有できるので、進捗確認や関連ファイルの共有もスムーズになるでしょう。タスクの自動化など、単純作業にかける時間を大きく削減してくれるのが魅力の一つです。

オンボーディングにおいては、タスクやプロジェクトを共有することで新人が業務プロセスを過不足なく把握するサポートとなります。上司も進捗確認をしながら適切なタイミングで、フォローアップができるようになるでしょう。

Asana

Asana（アサナ）は、タスク管理やプロジェクト管理を効率的に行うためのプラットフォームです。オンボーディングプロセスにおいては、新入社員のタスクリストやスケジュールを整理してくれるので、スムーズな情報共有と進捗管理ができるようになります。

チームとの協力やコミュニケーションを促進する機能を備えており、新しい人材でもチームとの円滑なコミュニケーションが取れるよう支援してくれるでしょう。さらに、Google DriveやSlackなどのさまざまな外部ツールとの連携も可能です。

各ツールを横断しながら全体を俯瞰できるため、プロジェクト進行中のズレや遅れに気づきやすくなるでしょう。

スムーズなオンボーディングにはスキルの可視化が必要

オンボーディングの実施において重要なのは、新しく入る従業員個人の希望や能力を正しく把握することです。

一人ひとりのキャリアビジョンを実現するためには、適切なタイミングで適切なポジションへ配置変更したり、さまざまな業務を経験してもらったりする必要があります。必要なスキルを身につけたタイミングを見極め、スムーズなスキルアップを図りましょう。

個々のスキルを把握するのは容易ではないため、「スキルナビ」のような専門的なツールを活用することをおすすめします。能力を一元管理しながら、その時々で必要な教育プログラムを提供することが、オンボーディング成功の秘訣です。

オンボーディングを活用し社員定着を

新入社員を採用することは、企業の事業成長にとって不可欠です。しかし、せっかく入社した社員が定着しなければ大きな損失となります。

オンボーディングの施策を取り入れる事で、社員の離職防止や戦力化が早まるだけでなく、自社の人事施策そのもののアップデートを行う事も可能になります。

様々なメリットがあるオンボーディングを検討されてみてはいかがでしょうか。