企業内の各部署で行う業務は多岐にわたり、その量は膨大といえるでしょう。しかし、なかには複雑な作業もあれば、単調な作業も存在します。この単調な業務にリソースを割いてしまうと、企業の生産性にも悪影響が出る可能性もあります。今回紹介するRPAは、自動化できる業務を効率的に行うためにも重要なツールの1つです。

RPAとは

RPAとは「Robotics Process Automation」の英語の頭文字をとった言葉であり、ロボットによる自動化という意味があります。つまり単調な作業をロボットに任せることで、その業務の自動化が可能です。企業にもたらすメリットは以下のとおりです。

• 作業の効率化、工数の削減
• 従業員の負担軽減
• ノンコア業務ではなくコア業務に専念できる
• 人より正確かつ素早く作業を行ってくれる

このように、うまく作業に取り入れられれば生産性の向上が期待できます。もちろん自動化できない業務もあるので、RPAの特徴を理解して導入する必要があります。

RPAで自動化できること

実際に以下のような業務の自動化が可能です。

• ルーチンワーク的な単純な作業
• データの収集や分析
• システムの管理やメンテナンス作業
• 顧客対応業務

ここでは、それぞれを詳しく説明します。

ルールが決まっている単純作業

あらかじめ決められている単調な業務や、一定のパターンで繰り返し行われる業務を自動化できます。たとえば、定型文でのメッセージ返信やネットを使用した情報チェックなどがあげられます。このような単純作業は集中力も切れやすく、ヒューマンエラーにもつながりやすいです。RPAなら人より効率的に作業が可能であり、入力ミスをする危険性もありません。

また24時間365日の稼働もできるので、人が稼動できない時間帯や休日も関係ありません。単純作業を人ではなくロボットで代替させることで、作業効率を大幅にあげられるでしょう。

データの収集や分析

企業内で必要なデータは多岐にわたり、その情報をまとめて分析するのは時間がかかります。RPAならデータの収集はもちろん、分析作業も自動化できます。データがデジタル化したものではなく紙媒体の場合、文章を読み取る機能を使用すれば対応可能です。そのため、媒体関係なく幅広い範囲のデータを収集できるでしょう。

システムの監視・メンテナンス

サーバーの監視やメンテナンス業務の自動化も行えます。企業内で決められた作業を反映させることで、このような役割も担えるのです。常にサーバーの状態をチェックしてくれるので、人が行うよりもセキュリティ面に期待できます。

異常を発見したら24時間いつでも通知してくれるため、迅速な対応をしやすいのがRPAの利点といえるでしょう。従業員の負担を削減するとともに、企業としての信頼性も損ないにくいです。

カスタマーサポートの顧客対応

カスタマーサポートでの顧客の問い合わせにもRPAは活用できます。顧客だけでなく企業内からの問い合わせがいつくるのかは想定できません。もしかしたら対応できない時間帯に連絡がくる可能性もあるでしょう。

このとき24時間毎日自動対応できる体制が整っていると、双方ともにありがたいですよね。またチャットボットとの組み合わせで、よくある質問に定型文で対応したり、有人でのサポートが必要だと判断したらオペレーターにつないだりできます。

RPAの対象業務例

実際にRPAを用いて成功した事例を、各部門に分けて解説します。

経理部門のRPA対象業務例

経理の業務は単調となりやすいため、自動化によりあらゆる作業の効率化が期待できます。たとえば売掛・入金業務では、さまざまなデータを収集したファイルを専用ソフトに入力する作業の自動化が可能です。

また資産管理業務では、固定資産の償却期間を設定することで、開始・終了の時期に担当者に通知が届くようになります。棚卸しのチェックでは、基準値より高いステータスを発見したらアラート通知することで管理しやすくなるでしょう。

人事部門のRPA対象業務例

この部門ではケアレスミスが重大な問題につながる危険性があるので、RPAによる正しい自動化が望まれます。毎日の勤怠では、有給休暇日数や社会保険をまとめて管理し、条件にあわせて担当者に通知がいくようなシステムを形成。頻繁なチェックを省略し、負担の抑制につなげます。

人事考課の仕事では、評価を行う期日のお知らせを自動化し、各部署が忘れずに実施可能です。またいくつかの管理職の予定を確認し、評価ミーティングの日程を整える作業も自動化ができる範囲内といえます。

営業部門のRPA対象業務例

営業時間を増やすためにも、RPAでノンコア業務を最小限にすることをおすすめします。決められた目標の達成のためには、日々の販売状況をリアルタイムで更新しつつ、進捗状況を同じチーム全員に通知を送る必要があります。この作業を自動化すれば、状況を確認して従業員にメールを送信する手間を削減可能です。

月々に作成する見積書では、取引先の見積もり金額が入力されているサービスから自動的にダウンロード。Excelに自動で入力できるので、ミスの心配なく取引先にメッセージを送信できます。

総務部門のRPA対象業務例

新規顧客との契約では、相手が反社会的勢力かどうかのチェックを定期的に行う必要があります。RPAでは、Web上から求めている情報を集める機能を搭載しているサービスもあります。その機能を活用すれば、取引先の情報について簡単に確認が可能です。

また一定のペースで作成が必要な書類も単調な内容が多いので、自動化により従業員の負担を軽減できます。このように、総務の仕事でも社内の法令や規則を守るための活躍が期待できます。

RPAをする流れ

RPAで仕事の負担を削減するにあたって、どんな手順で導入すればいいのでしょうか。ここではその流れについて説明します。

業務のプロセス整理

まずは仕事内容の流れを確認します。そしてその業務がRPAに適応しているのかを判断しましょう。

• 作業の流れはまとまっているのか
• 必要な作業時間はどの程度なのか
• その作業に必要な人数はどの程度なのか

これらを確認して、導入の有無を考えましょう。もし上記の内容が不明確な場合、1から考えてみることをおすすめします。毎日行っている作業は、ついなにも考えずに行いがちです。少し意識して「この仕事は必要なのか」と振り返ってみましょう。

自動化する業務の選定

自動化できそうな仕事を列挙できたら、どの範囲までをRPAの対象にするかを考えてみましょう。とくに作業量が多く、ヒューマンエラーが出やすい業務をピックアップすることをおすすめします。

たとえば、メールの配信業務を対象とします。顧客の獲得をメインの目的としているメールで、返信内容にズレが生じた場合、どのような対応にすべきかをよく考える必要があるでしょう。複雑なフローチャートにすると対象範囲外になる可能性もあるので、うまく工夫して設定しましょう。

ルールの標準化

その後RPAの役割を当てはめて、本番の前に一度テストを実施してみましょう。もしテストを行わずに導入を開始してしまうと、うまく運用できなかったときのケアが困難となります。

まずは無料期間のあるツールを試してみて、試験的に行ってみましょう。本番前に課題点が見つかればその分修正も行いやすく、ルールの標準化もしやすいです。焦らずに一つひとつの課題点を修正してから導入してみましょう。

トラブル発生時の対応・運用ルールの策定

導入前のテストでトラブルが発生した場合、その問題の対応を行います。明確な問題が発生しているケースが多いですが、イレギュラーな問題も少なくありません。

その場合、RPA のシステムは停止してしまうので、あらためて確認してみましょう。RPAの修正・運用手順は属人化しやすい業務でもあるため、事前に手順を作成しておくことが大切です。もしもなにかトラブルが生じたときに、誰でも操作できるような体制を整えておきましょう。

RPAで自動化できる業務を考えましょう

RPAは現在さまざまな企業で導入されているツールでもあり、効率性・生産性の向上に大きく貢献しています。しかしうまく活用するためには、どの業務に適しているのか、どの内容が自動化できるのかをよく考える必要があります。また設定にも工夫しなければ、思わぬトラブルにつながる危険性もあるでしょう。RPAを十分に活用したい人は、ぜひ今回の記事を参考にして導入を検討してみましょう。