クラウドスキル管理とは？メリットから選び方まで徹底解説！

変化の激しいビジネス環境において、従業員一人ひとりのスキルを把握・活用することが企業の競争力強化に直結しています。

本コラムでは、スキル情報を効率的に管理・活用できる「クラウドスキル管理」について、その概要からメリット、活用方法や選び方のポイントまでを解説します。

クラウドスキル管理とは

クラウドスキル管理とは、従業員それぞれのスキルを一元管理する「スキル管理システム」をクラウド運用したものです。

クラウドスキル管理により、スキルの可視化や更新をリアルタイムに行うことができ、従業員の強みや弱みを常に把握できるようになります。

柔軟な人材配置や育成、評価などの人材戦略を効果的に進めるためにも、クラウドスキル管理は非常に役に立つでしょう。

そもそも、スキル管理がどのようなものかについては、こちらの記事をご参照ください。

クラウドスキル管理が求められる背景と目的

クラウドスキル管理が求められる背景と目的はどのようなものなのでしょうか。

組織全体のスキルを可視化し、人事戦略を強化する

クラウドスキル管理によって、誰に・どれだけ・どの部署にどのようなスキルがあるかを可視化することで、従業員の強みや適性を正確に把握することができ、適材適所の配置がしやすくなります。

また、スキルの偏りや不足も把握することができるため、人材育成や採用の方針にも活用することができます。

そうすることで戦略的な人材活用が可能になり、人事戦略の強化につながるでしょう。

スキル情報を共有し、チーム連携力と業務効率を高める

スキル情報をクラウドで共有することで、チーム内で誰が何に強いかを即時的に把握することができるようになります。

これにより、業務の割り振りや業務の中で問題が生じた際の相談先が明確になるため、チーム全体の連携力が高まり、生産性の向上につながります。

特にリモートワーク環境での現場などでは、こうした情報共有が非常に重要になるため、クラウドスキル管理が求められています。

従業員の成長意欲を高め、自律的なスキル習得を促進する

クラウドスキル管理により、個人のスキル状況が可視化されることで、つぎに学ぶべきことが明確になります。

また、企業側がスキルアップを支援している姿勢を見せることで、従業員のキャリア自律や学習モチベーションの向上も期待できます。

そうすることで、従業員の成長意欲を高め、自律的なスキル習得が促進された組織文化の醸成につながるでしょう。

教育計画と育成進捗を管理する

クラウドスキル管理により、クラウド上でスキルの登録・更新を行うことで、従業員のスキル情報をリアルタイムに把握することができるため、研修後にスキルがどの程度向上したかの効果測定が容易になります。

また、既存の教育施策の効果測定を通して、施策を改善することにも役立つでしょう。

スキルの維持・更新により、組織競争力を確保する

クラウドスキル管理により、従業員のスキル状況を常に最新に維持・更新できる体制を整えることで、必要なタイミングでスキルの見直しやアップデートを行うことができるようになります。

そうすることで、変化の激しいビジネス環境においても柔軟に対応できる体制を構築することができ、組織としての競争力を維持・強化し、強い組織づくりを行うことが可能になります。

業務の引継ぎや後継者育成をスムーズに行える

クラウドスキル管理により、誰がどの業務に対してどれだけのスキルを持っているかを把握することができるため、業務の属人化を防ぐことができます。

これにより、業務の引継ぎや後任の選定も計画的かつスムーズに行うことが可能になります。

引き継がれる従業員側も、どのようなスキルが求められているかを明確に把握することができるため、従業員の安心感にもつながるでしょう。

クラウドスキル管理の導入メリット

スキル管理をクラウドで行うことにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

本項目では5つのメリットを解説します。

従業員のスキル情報を一元管理できる

従業員のスキル情報を一元管理できることは、クラウドスキル管理の導入の大きなメリットのひとつです。

紙やExcelによるスキル管理では、スキル情報が分散しやすく、更新や検索に手間がかかり扱いにくいうえ、情報漏洩のリスクも高くなってしまいます。

一方で、クラウドスキル管理では、すべての従業員のスキル情報を一元管理できるため、情報の管理負担や漏洩リスクの経験にもつながるでしょう。

適材適所な人材配置を柔軟に行える

クラウドスキル管理の導入によって、従業員のスキルや業務経験を一元管理することができるようになるため、各従業員のスキルを発揮できる適材適所な配置が可能になります。

これにより、個人の能力を最大限に発揮できる環境を整えることができ、また、新しいプロジェクトが立ち上がったり、新組織を作る際などに柔軟な人材配置を行うことができるようになるでしょう。

従業員の成長を継続的に支援しやすくなる

クラウドスキル管理の導入により、従業員のスキルが可視化されることで、一人ひとりの強みや課題を把握しやすくなります。

これにより、従業員それぞれに適した研修や業務を提供し、スキル習得などの成長支援を行うことができるようになります。

また、従業員のスキルの変化を常に把握できるため、育成の進捗確認やフォローも可能になり、従業員の成長を継続的に支援しやすくなるでしょう。

いつ・どこでもスキル情報にアクセスできる

オンプレミス型とは異なり、クラウド型はインターネット経由でデータにアクセスできるため、オフィスだけでなく、リモートワーク先や出張先などからも、場所を問わずスキル情報をリアルタイムに確認することができます。

近年リモートワークなどの働き方も広がるなかで、こうした利便性はクラウドスキル管理を導入する大きなメリットのひとつといえるでしょう。

データ比較・分析が簡単になる

クラウドスキル管理では、同じフォーマットで全従業員のスキル情報がまとまっていることで、個人や部署だけでなく任意のグループ間でのスキルの比較がしやすくなります。

これにより、特定のスキルの保有状況や、個人・部署ごとの強み・弱みの把握など複雑な分析もスムーズに行うことができます。

クラウドスキル管理の注意点

前項ではクラウドスキル管理のメリットについて解説しましたが、クラウドツールだからこその注意点もさまざまあります。

本項目では、クラウドスキル管理を導入する際の注意点を4つ解説します。

セキュリティリスク対策が必須となる

従業員のスキル情報は人事評価や業務内容に関わる機密情報になる場合もありますが、クラウドはインターネット経由でアクセスするため、不正アクセスや情報漏洩リスクがあります。

そのため、アクセス権限の設定や二段階認証の導入、クラウドサービスの信頼性チェック（ISO27001の取得など）のセキュリティリスク対策が必須となります。

クラウドスキル管理サービスを導入する際は、上記の点に十分に注意して選定を行うことが重要です。

導入前に運用ルールを設計する

せっかくクラウドスキル管理ツールを導入しても、使いこなすことができなければ導入した意味がなくなってしまいます。

スキルの記載方法や更新頻度が登録担当者ごとに異なると、登録情報にバラつきが生じて、正確な比較・分析や活用が難しくなります。

そのため、導入前にスキルの定義や記載方法、更新の手順・頻度などの運用ルールを明確に設定し、関係者に周知徹底する必要があります。

効果を最大化するためにも、導入前に運用ルールを設計することは重要です。

誰でも使いやすい運用フローにする

新たなツールを導入すると、従業員の負担や抵抗感が発生するおそれがあるため、入力の手間を減らしたり、スキル更新のタイミングを事前に決めるなど、運用フローを簡単かつシンプルにすることが望ましいです。

誰でも使いやすい運用フローにすることで、継続的かつ正確なスキル情報の登録・更新が行われ、スキル管理の効果を最大化することができるため、クラウドスキル管理ツールを導入する際には、運用フローにも十分に注意しましょう。

長期的な視点でデータを活用する

クラウドスキル管理は、スキル情報を登録して終わりではなく、その情報を人材育成や異動などに活かして初めて価値が出ます。

人材育成や異動などに情報を活かすためには、定期的なデータ分析やフィードバックが欠かせません。

短期的な運用で終わらせず、長期的な視点でデータを活用することで、クラウドスキル管理の効果を最大化することができるため、長期的な運用を見据えた設計が重要になります。

クラウドスキル管理の活用方法

クラウドスキル管理は単なるスキルの可視化にとどまらず、人材戦略全体を強化するツールです。

本項目では、具体的にどのような活用方法について解説します。

人材配置の最適化

クラウドスキル管理を通して、従業員一人ひとりのスキルを一覧化することで、プロジェクトや部署に最適な人材を効率的に見つけることが可能になります。

また、異動・昇進候補者もスキルベースで客観的に選定できるため、公平な人材配置が実現するでしょう。

これにより、人材配置の最適化が進み、人材戦略の強化につながります。

人材育成

クラウドスキル管理を行うことで、個人ごとのスキル情報を可視化でき、チームや個人に足りないスキルを特定することが可能になります。

これにより、個々人に必要な研修や教育プログラムをピンポイントで設計することが可能になるため、効率的かつ効果的な人材育成を実現することができるでしょう。

こういった人材育成の実現は、人材戦略全体の強化にも大きく寄与します。

プロジェクトアサイン

クラウドスキル管理を活用することで、新しいプロジェクトの立ち上げ時に、必要なスキルを有するメンバーを迅速にピックアップすることでき、最適なプロジェクトアサインが可能になります。

また、プロジェクト内でどのスキルが足りないかを可視化することもできるため、外部リソースを手配する判断もしやすくなるでしょう。

内部の人材活用と外部リソースの手配という人材戦略の強化のうえでも、クラウドスキル管理は役に立ちます。

エンゲージメント向上

エンゲージメント向上においてもクラウドスキル管理は役立ちます。

クラウドスキル管理により、従業員のスキルを正当に評価する仕組みを整えることで、スキル評価を通じて従業員のキャリア意識を高めることができます。

正当にスキルを評価されることにより、従業員のモチベーションアップにつながり、結果として企業へのエンゲージメント向上が実現できるでしょう。

経営・人事戦略

クラウドスキル管理を活用することで、組織全体のスキル構成や傾向を把握できるため、中長期的な人材戦略に役立ちます。

たとえば、現在の組織の保有しているスキルと今後必要になるスキルを比較することで、スキルギャップ分析ができるようになるため、採用・育成などの人材戦略を定める判断材料になります。

このようにクラウドスキル管理管理は、経営・人事戦略にも役立ちます。

クラウドスキル管理ツールの選び方

本項目では、クラウドスキル管理ツールの選び方のポイントを5つに分けて解説します。

管理したいスキル情報に合った機能か

クラウドスキル管理ツールを選ぶ際には、自社が管理したいスキル情報に合った機能があるかを確認することが重要です。

自社が管理したいスキルをリストアップしてから、スキル情報の粒度や範囲にツールが対応しているかを比較することが望ましいです。

クラウドスキル管理の効果を最大化するためには、事前に機能を比較検討することが重要です。

従業員が使いやすいか

クラウドスキル管理ツールは、導入しても「使いにくい」「更新が面倒」と感じられると形骸化してしまうため、管理者だけではなく、実際にスキル情報を入力・更新する一般従業員の目線での操作性もチェックすることが重要です。

シンプルで直感的な操作画面や、入力負担を軽減する機能が備わっているかなど、従業員が使いやすいかという観点も持って、選定を行うようにしましょう。

セキュリティ対策が万全か

クラウドスキル管理ツールでは、社員の個人情報を扱うため、セキュリティ基準が厳しく問われます。

ツールを選ぶ際には、ISO27001認証の取得、データ暗号化やアクセス制限機能の有無などを必ず確認するようにしましょう。

セキュリティ対策が万全なツールを選ぶことで、情報漏洩のリスクを減らすことができます。

既存システムと連携できるか

クラウドスキル管理ツールを選ぶ際には、既存の人事システムやタレントマネジメントシステムと連携できるかを確認することも重要です。

既存システムとの連携ができると、従業員情報や評価データなどを自動で同期できるため、管理を効率化することができるでしょう。

タレントマネジメントシステムについては、こちらの記事をご参照ください。

費用対効果が適正か

初期費用・月額費用だけでなく、運用にかかる手間なども含めた総コストを考え、費用対効果を検討することも、クラウドスキル管理ツールを選ぶポイントのひとつです。

機能が充実していても自社の規模に対してオーバースペックであったり、実運用体制にそぐわないなどの場合、結果的な運用負荷が高まってしまうため、自社の規模や運用体制に合ったプランを選ぶようにしましょう。

クラウドスキル管理で人材戦略を加速させよう

クラウドスキル管理は、従業員のスキルの一元管理と最適配置を実現し、人材戦略を加速させる鍵となります。

自社の成長に直結する仕組みとして、クラウドスキル管理の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

当社が提供するスキルナビは、クラウドスキル管理の各種機能を備えているだけでなく、カスタマーサクセスの万全のサポート体制も整えており、スキル管理とその活用を加速することが可能です。

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