人材データベースとは?目的や活用メリット、項目、構築のポイントを解説

人材データベース

人材情報に関する分野についてもIT化が進んでおり、新しい人材管理の方法を取り入れるようになってきています。

人材データベースの導入はただデータ管理ができるだけではなく、企業や従業員が成長できるような取り組みを行うことも可能です。

今回は人材データベースを導入する際に注目したいことやメリットなどについてご紹介します。

人材データベースとは

エクセルや紙面などといった従来の管理と違い、従業員の情報を一括して管理できるものをいいます。

基本的な従業員の情報の他にも性格の傾向や資格などのデータも管理されています。

従業員の能力によって配置を適切に行うことで業務の効率化が進み、さらなるビジネスの拡大が可能です。

人材データベースを構築する目的・メリット

こちらでは目的やメリットについて解説します。

人的資源管理

人材データベースの構築で人的資源の管理が行えます。

人材の運用を効率化するためには、どんなスキルを持っている従業員がどこに配置されているのかを把握しなければなりません。

企業として成長を続けていくためには、人材情報をまとめて管理できるデータベースが必要不可欠です。

適正配置の実現

基本情報の他にもスキルなどの能力を把握することが容易になります。

それに伴い従業員の能力に適した配置が実現可能になってきています。

今まで把握できなかった特徴を理解することで、従業員の能力にあった業務形態の提供が可能です。

また配置前後の成績の比較・分析を行い、さらなる配置の適正化につなげられます。

優秀人材の確保

優秀な人材の確保がしやすいことも人材データベースを構築するメリットの1つです。

日に日に変化していく現代社会と同じように、人材の入れ替わる頻度も昔と比較すると多くなってきています。

管理を怠れば企業の力になるような人材もいつ離れるかわかりません。

日頃から優秀な人材を見極めて、能力をうまく引き出せるような配置や離職対策に取り組んでいきましょう。

人材データベース項目

管理するデータ項目には何を入力するべきなのかを解説します。

基本属性

基本的な情報を登録することは必須といえるでしょう。

基本属性には年齢や性別、所属などがあり、人材データ管理においては最低限必要な情報です。

情報の土台となる部分なので、必ず基本属性は整理・把握するようにしておきましょう。

実績・履歴

人材の実績や履歴も従業員のパフォーマンスを伸ばすためのキーポイントとなる項目です。

具体的には学歴や職歴、受賞歴などが挙げられます。

その従業員がどのような経歴をたどってきたのかを把握することで、一人一人にあった適切な業務形態を展開し企業の成長にもつながります。

勤怠

従業員の働き方についての注目が高まっている現代において、勤怠情報の管理も必要です。

主に残業時間や遅刻などの項目が挙げられます。

勤怠は表面上では見えない従業員の体調や動向などを発見するのに役立つ情報です。

従業員の状態によって生産性が変動するので、モチベーションに変化がある人材にフォローアップをかけていくキッカケにもなります。

スキル・資格

従業員が保有しているスキルや資格の把握は、今後の成長のためにも大切です。

その情報を把握することで人材の能力に適した育成や、パフォーマンスを発揮できるような配置を行えます。

スキルや資格情報を把握していないと人材の長所を活かせないので、企業と従業員どちらもデメリットでしかありません。

適切な業務を可能にするためには人材の能力の管理をしていきましょう。

マインド

マインドとは性格や考え方などを指す項目です。

従業員のマインドはモチベーションと関連性が高く、業務の効率にも関わっていきます。

それぞれのマインドを把握して対策を立てることでモチベーションの維持につながります。

このような情報を可視化するためには、アンケート調査や適性検査、定期的な面談を実施し従業員ごとの意見を汲み取っていきましょう。

職務内容

基本属性に関連する項目ですが、従業員の職務内容も管理をしていきましょう。

業務内容や目標といった目の届きにくい情報は、企業の上層部が把握することが難しいからです。

この膨大な情報をデータ化することで従業員の細かな業務でもすぐに確認が可能です。

行動データ

従業員の行動データを集めて分析する企業もみられています。

行動データには従業員の位置情報やバイタル、発言の頻度や時間などが挙げられます。

このような情報と人材の能力や現在の業務配置を照らし合わせることで、高度な分析が可能です。

他の項目と比較すると結果判定や分析が複雑になるので、専門家の協力が必要となる場合があります。

人材データベース運用メリット

こちらではデータ運用を行うメリットについて解説します。

人材データの可視化が可能

従業員の能力や業務内容は表面上のみの確認だけでは判断ができません。

情報を可視化することで企業や従業員の今後の方針が明確になります。

生産性や業績についての分析も容易になり、質の良いPDCAサイクルを循環させることもできます。

タレントマネジメントの実現

企業が優秀な人材を増やして生産性を高めるために行っている取り組みをタレントマネジメントといいます。

近年この取り組みが注目されており、タレントマネジメントを実現するには人材データベースの運用が必要です。

また人材データベースは優秀な人材を確保するためだけではなく、育成によるさらなるスキル成長や適切な配置にも役立っています。

適正な人事評価の実現

適切な業務の遂行に対して適正な人事評価をすることは、従業員のモチベーションの増加・維持につながります。

従業員の成果と実際の評価に相違があると、不満によるモチベーションの低下だけでなく企業の生産性にも響く要因になるでしょう。

また最悪の場合、離職に発展する危険性もあります。

人材データを参考にすることで私的な感情を取り除いた公平な評価を下すことが可能です。

また正当な評価と判断したデータは、従業員に対しても根拠として提示が容易です。

人材データベース構築のポイント

こちらでは有効活用をするためのポイントについて解説します。

目的の明確化

明確な目的を持つことは人材データベースの運用において必要なことです。

ただ他の企業でも導入されているからという不明確な目的では、どのように活用すればいいのかわからず迷走してしまいます。

目的を明確化するためには、トップダウン型アプローチとボトムアップ型アプローチで検討する必要があります。

トップダウン型アプローチは企業の方針や戦略を考慮した上でデータベースを活用する方法で、ボトムアップ型アプローチは業務で解決すべき課題のためにデータベースを活用する方法のことです。

この2つのアプローチを意識しながら目的を決めていきましょう。

必要なデータの把握

企業に必要なデータを把握してから収集する必要があります。

従業員の情報をただ集めただけでは有効活用できません。

必要なデータを把握して十分に活用するためには、管理の仕方や編集権限などといった設定も調整しておきましょう。

スモールスタート

導入開始直後はスモールスタートを目指しましょう。

最初から企業全体のデータを管理するのではなく、まずは単体のチームごとに進めます。

導入直後に企業全体の情報をデータ化してしまうと、スケールが大きすぎて運用方針が見失ってしまう可能性があります。

リスクの少ないスモールスタートで方針が固まってきたあとに、少しずつデータ収集の範囲を広げるようにしましょう。

まとめ

少子高齢化社会が進んでいる今、優秀な人材の確保はこの社会を生き延びるためには必要不可欠です。

人材情報の可視化を進めて、企業内の従業員の能力を把握しなくてはいけません。

そのためには人材データベースを活用して効率よく人材管理をしてみてはいかがでしょうか。