人員配置図（人員配置表）とは？目的や作成手順、活用方法を徹底解説！
少子高齢化や労働力不足が深刻化する中で、限られた人材をいかに効果的に配置・活用するかが、企業にとって大きな課題となっています。
そうした状況下で注目されているのが「人員配置図（人員配置表）」です。
本コラムでは、人員配置図を導入する目的や作成手順、活用方法までをわかりやすく解説します。
人員配置図（人員配置表）とは
人員配置図（人員配置表）とは、企業や組織内における従業員の配置状況などの組織情報を集約して可視化したものです。
人員配置図には主に各従業員の氏名や所属部署、役職、担当業務、部署ごとの従業員数、求められるスキルなどが記載され、組織情報の現状を把握し、組織設計や再編成を通して業務効率化・最適化、コミュニケーションの促進といった効果を生むことを目的にもちいられます。
人員配置の見直しが必要な理由と背景
近年、働き手不足や離職率の増加が深刻化しており、多くの企業にとって人員配置の見直しは急務の課題となっています。
こういった状況のなかで、組織の目標達成に向けて、限られた人材で最大限の成果を上げるためには、人員配置の見直しと業務の効率化・最適化が不可欠となっており、人員配置の見直しの重要性が増しています。
人員配置最適化における課題
最適な人員配置を目指すためには、多くの壁を乗り越えなければなりません。
たとえば、人事データがバラバラになっており、管理・活用がなされていないという現状が、多くの企業で生じており、最適な人員配置を目指すうえでの最大のネックになっています。
こうした課題により組織全体の効率化が大きく妨げられているのです。
人員配置図（人員配置表）の3つの目的
人員配置図（人員配置表）はさまざまな目的でもちいられます。
本項目では主な目的を3つ解説します。
人材マネジメントを強化と離職防止
人員配置を適切に見直すことは、優秀な人材の離職を防ぐうえでも有効な手段となります。
少子化や人口減少が進む中で、企業が確保できる人材には限りがあり、一人ひとりが定着し、長く活躍できる環境をつくることがこれまで以上に重要になっています。
人員配置図により適材適所の配置を実現することで、社員のやりがいや成長機会を高めることができ、人材マネジメントの強化と離職防止につながります。
戦略的な人材育成と配置
従業員一人ひとりの特性を活かした配置は、戦略的な人材マネジメントの実現・深化につながります。
人員配置は単なる作業ではなく、限られた人材リソースを計画的に育成し、組織全体の成長につなげるための重要な施策です。
適切な配置によって、個々の能力を最大限に引き出し育成することで、中長期的な組織力の向上をはかることができます。
従業員の能力を活かし、成果を最大化
人員配置図の活用目的の中でも、最も重視されるのが「経営目標の達成」です。
企業ごとに異なるビジョンや数値目標を掲げる中で、それを実現するためには、限られたリソース──人材と資本──を最大限に活かす必要があります。
そのためにも従業員一人ひとりを適切に配置し、従業員の能力を活かす無駄のない人事戦略が不可欠であり、そうすることで組織の成果を最大化することができるようになります。
人員配置図（人員配置表）を活用するメリット
人員配置図（人員配置表）を活用するメリットもさまざまなものがあります。
本項目では大きく4つのメリットを解説します。
必要な人材を的確に配置できる
人員配置図を活用することで、必要な人材を適切な部署やポジションに的確に配置することが可能になります。
業務の途中で人員配置に変更が発生しても、即座にシミュレーションをおこないながら柔軟に対応できるため、迅速かつ適切な人員の再配置を実現できます。
これにより、組織全体のパフォーマンスを落とすことなく、効率的かつスムーズな業務運営が実現できます。
組織の人員配置を可視化できる
人員配置図を活用すれば、企業や組織、各部署や部門の全体構造を一目で把握することができます。
そうすることで、どこに人が多いか、どこが不足しているかといった課題が明確になり、組織全体の最適なバランスを保つための調整が可能になります。
このように、人員配置の可視化ができることは、人員配置図を活用する大きなメリットのひとつです。
人事判断のスピードと精度が向上する
人員配置図をシステム化することで、情報の一元管理と自動化が可能となり、人事判断のスピードと精度が大幅に向上します。
最新の情報をすぐに確認・反映できるため、急な人員異動や配置転換にも柔軟に対応できます。
また、操作性にも配慮されており、パソコン操作に不慣れな方でも使いやすい設計が多く、現場への浸透がしやすい点もメリットです。
リスクを事前に把握・対策できる
人員配置表システムを活用し、適切な人員配置をおこなうことは、人員の偏りや業務負荷の集中といった現場のリスク管理の強化にもつながります。
また、従業員の声を反映した人員配置は、現場の納得感を高めることができ、社員のエンゲージメント向上やモチベーションの維持にも大きく寄与します。
このような仕組みを整えることでリスクを把握・対策し、組織全体の持続的な成長を目指すことができるでしょう。
人員配置図（人員配置表）の作成と最適化の手順
人員配置図を作成・最適化するためには、大きく現状把握と改善のステップが必要となります。
本項目ではそれぞれのステップの具体的な手順について解説します。
現状の人員配置を可視化する手順
現状の人員配置を可視化し人員配置図を作成するためにはどのように進めればよいのでしょうか。
ここでは、人員配置図作成のために必要な3つの手順について解説します。
従業員情報を整理・収集する
人員配置図を作成する第一歩は、従業員に関する情報を整理・収集することです。
組織全体で一貫性をもって管理できるよう、氏名や所属部署、役職、スキル、勤務地など、取り扱う情報項目を事前に明確化し、表現方法を統一しておくことが重要です。
情報のばらつきを防ぎ、後の分析や配置判断の精度を高めるためにも、この準備を徹底するようにするとよいでしょう。
組織・部署情報をまとめる
次に、組織内の各部署をリスト化し、部署ごとの構成や階層を明確にすることが重要です。
たとえば、「管理グループ」→「人事部」→「人事課」→「採用ユニット」といった部署階層や役職を明確化することで、人員配置図上での取り扱いがしやすくなります。
人員配置図を活用していくためにも、組織・部署情報をまとめることは大切です。
人員配置表として可視化する
最後に、集約した従業員情報と組織情報をもとに、人員配置に必要なデータを抽出し、現状の人員配置表を作成します。
氏名や部署、役職、スキルなどを一覧化して作成した配置表により、誰がどこに、どのような役割で配置されているかなどといった、人員配置検討に必要な情報が一目で把握できるようになり、活用を促進することができるでしょう。
最適な人員配置に向けた改善手順
最適な人員配置を実現するためには、人員配置図を作成するだけではなく、改善していくことが求められます。
ここでは改善のために必要な3つの手順について解説します。
最適な人員配置案を決定する
最適な人員配置を実現するためには、まず、事業の業績状況やリソース配分を踏まえることに加え、従業員の異動希望やキャリアプランに関するヒアリング内容を考慮することが重要です。
こうした多角的な視点からの情報を踏まえることで、組織の成長と従業員の成長を両立した、最適な人員配置の変更案を策定することができるでしょう。
新たな配置内容を配置表に反映する
次に、検討した人員配置案をもとに、人員配置表を作成します。
作成時には、「人員配置図（人員配置表）とは」のセクションで述べたような、氏名・部署・役職・担当業務・部署ごとの従業員数などの必要情報を正確に盛り込むことが重要です。
検討内容が反映された配置表は、関係者間での共有や実行段階での混乱を防ぎ、スムーズな人事施策の運用に役立ちます。
配置表をもとに最終的な人員配置を検討・実施する
最後に、配置表をもとに最終的な人員配置を検討・実施しましょう。
人員配置表をもちいることで、配置案が視覚的に把握しやすくなり、改善すべきポイントの発見が容易になります。
また、この視認性の高さにより、経営層や管理職との情報共有や承認もスムーズに進行します。
結果として、より効果の高い人員配置へとつなげていくことができるようになるでしょう。
人員配置図（人員配置表）を活用した最適配置の注意点
人材配置図を活用した最適配置をおこなう際には、注意点も複数あります。
本項目では4つの注意点を解説します。
現状を正しく「見える化」する
最適な人員配置を実現するためには、まず現状の人員配置状況を正確に把握することが重要です。
誰がどの部署で、どのような役割を担っているのかを正確に把握することで、過不足や偏り、課題が明確になります。
誤った情報や不完全なデータに基づいた判断は、かえって配置の最適化を妨げる原因となるため、現状の可視化には正確性と網羅性が求められます。
人員の強みや課題を詳細に把握する
最適な人員配置をおこなうには、従業員一人ひとりのスキルや評価、得意分野だけでなく、課題や改善ポイントまで把握することが欠かせません。
単に人数をそろえるだけでなく、誰がなにをできるか、ポジションごとにどのような能力が求められるかを把握することで、組織全体の生産性やモチベーションの向上にもつながります。
最適配置を実現するためにも、人員の強みや課題を詳細に把握することに留意しましょう。
意向・成長ニーズを踏まえた配置を行う
最適な人員配置を実現するには、従業員個々のキャリア志向や希望職種、希望する業務内容についてのヒアリングも欠かせません。
本人の意向や成長ニーズを踏まえた配置は、モチベーションやエンゲージメントの向上につながり、長期的な定着やスキル向上にも寄与します。
組織としての意向だけでなく、従業員個人の希望も取り入れることで最適配置につながるでしょう。
配置後の結果を分析・改善する
人員配置の成功は、配置後の効果測定なしには評価できません。
契約件数や売上高、利益率などの指標を、配置前後で比較・分析し、配置が与えた具体的な成果を数値で把握することが重要です。
こうした数値データに基づいた評価は、次の配置改善や人事戦略の精度向上にもつながります。
最適配置を実現するためにも、配置は実施して終わりではなく、常に配置後の結果の分析・改善を繰り返すことが重要です。
人員配置にお悩みの方はスキルナビ！
人員配置図（人員配置表）は、組織の現状を可視化し、最適な人材配置や人材活用をおこなうための重要なツールです。
業務効率の向上や離職防止、戦略的な人材育成を支える基盤として機能し、経営判断のスピードや精度の向上にも寄与します。
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