タレントマネジメントシステムによる採用管理の高度化~第1回「採用管理とタレントマネジメントの関係」

採用管理とは

採用管理とは、入社希望者の応募から採用決定までの一連のプロセスを管理する業務のことで、採用管理業務の対象となる一連のプロセスは、次の図のようになります。

それぞれのフェーズにおいて、テスト/面接の実施、結果の記録、判定が行われるため、進捗を把握するためには、様々なデータを保管し、簡単に閲覧できるようにする必要があります。

多くの企業では、この採用管理業務でExcelが使用されていますが、テスト/面接の実施予定の通知、結果の記録、進捗状況の把握といった情報伝達が、電子メールやファイルサーバーを経由したExcelファイルのダウンロード、アップロードによって行われる場合、業務ワークフローは非効率で不正確なものとなり、結果として、見落としによる遅延や、採用の進捗状況がわからなくなるといった課題が発生します。

この課題を解決するために、採用管理システムと呼ばれる採用管理業務を支援するシステムを導入する企業もあります。採用管理システムは、応募者(Applicant)の採用プロセスにおける状況を追跡(Tracking)するシステムであることから、ATS(Applicant Tracking System)と呼ばれることもあります。

タレントマネジメントシステムによる採用管理のメリット

採用管理システムは、応募者が多くExcelによる管理が難しい大企業を中心に、徐々に導入が進んでいますが、最近になって、タレントマネジメントシステムが採用管理の機能を搭載するケースが増えており、採用管理のシステム化における新たな選択肢として注目されています。

タレントマネジメントシステムに搭載されている採用管理の機能は、基本的には採用管理システムと同等ですが、独立した採用管理システムと比較した場合、応募者データと社員データの統合、UI/UXの共通化という2つの大きなメリットがあります。

タレントマネジメントシステムで採用管理を行うことで、応募者データと社員データの統合の統合が可能になります。独立した採用管理システムの場合、内定/入社した新入社員のデータは、再度社員データとして再登録する必要がありますが、タレントマネジメントシステムでは、従業員データが格納されているデータベースに、応募者データも格納されるため、内定/入社した新入社員の採用時のデータを、そのまま社員データとして利用することができます。

タレントマネジメントシステムで採用管理を行うことで、採用管理業務と人事評価などのタレントマネジメント業務でUI/UXを共通化することができます。採用管理業務に要する工数は、時期により大きく変動します。したがって、採用管理システムを日常的に利用する担当者だけではなく、繁忙期だけ利用する担当も相当数存在します。このような担当者に対しては、日常的に使用しているタレントマネジメントシステムと同じUI/UXを提供することで、業務効率を大きく向上させることができます。

タレントマネジメントシステムによる採用管理の高度化

タレントマネジメントシステムで採用管理を行うことで、ジョブ型採用への対応やポータブルスキルの評価といったより高度な採用管理を実現することができます。

ジョブ型採用とは、職務内容に基づいて人材を雇用する「ジョブ型雇用」に基づいた採用プロセスのことをいいます。ジョブ型採用においては、職務記述書(ジョブディスクリプション)に基づいた人材募集が行われ、採用プロセスにおける判定も、職務記述書の内容に従って行われます。

職務記述書には、職務内容、責任、職務の範囲、求められるスキル・知識・資格などが具体的に記載されなければならないため、タレントマネジメントシステムに格納されているタスク(職務)定義とスキル定義のデータが必ず必要になります。

したがって、ジョブ型採用を行う場合は、単独の採用管理システムよりタレントマネジメントシステムを利用する方が、はるかに簡単に職務記述書を作成し、募集を開始することができます。

ポータブルスキルは、「真面目さ」、「積極性」、「几帳面さ」といった特定の業種・職種・経歴にとらわれない能力のことを指します。特に、環境の変化や新しい業務内容への適応が必要になったときに重要となるスキルであるため、最近では、中途採用において重要視されるようになってきています。

ポータブルスキルは、テストや面接でレベルを判定することは、なかなか難しく、採用する側では、診断ツール、診断サービスを利用するケースが増えてきています。だたし、これらは、ある種の性格診断となりますので、絶対的な優劣が判定されるわけではありません。

したがって、ポータブルスキルを判定するためには、事前に自社の求める人材像を明確にしておく必要があり、そのためには、タレントマネジメントシステムにおいて設定されている自社の求める人材像に関する情報が必須といえます。

次回は、タレントマネジメントシステムによる採用管理業務のシステム化の具体例について解説します。