昨今、管理の多くをシステム化する会社が増えており、業務の効率化を図っています。その中で本記事では「勤怠管理システム」と「給与計算システム」に注目し、それぞれのメリットと連携させることで得られる利点について解説していきます。最後に自社に適合したシステムの選び方についてもご紹介しますので、参考にしてみてください。

勤怠管理システムとは

一言で表すと、「社員の労働状況をシステムで管理できるもの」です。日々の労働時間や残業時間、有給休暇取得状況などのデータを一元して管理することができます。これにより、人間の手で管理する時間や手間が省け、その空いた時間を使って別の業務に取り掛かることが可能になります。また別の利点として、社員の残業時間が一目でわかるため、毎月の残業時間が超過していないか確認することもできます。システムによって監視されているため、打刻の改ざん防止にも役立つでしょう。

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給与計算システムとは

一言で表すと、「社員の給与を労働時間から自動的に算出するシステムのこと」です。社員一人ひとりの勤怠情報から支給額や控除額を自動で算出し、各種税金や年金、保険料などにも対応しています。また業務として手間となる源泉徴収票の作成なども行ってくれるため、『勤怠管理システム』と同様に手間を省くことが可能になります。また給与明細を、社員に自動でメールを送ってくれる機能も備わっているものもあります。

給与計算の悩み

人の手で給与計算をおこなう際に、頻繁に起こる悩みの中から３つ取り上げて解説します。

トラブルやミスの発生

やはり人の手で行う以上、ミスは起こってしまいます。特に給与計算に関しては、毎月の締め日ごとに社員の労働時間を計算して、支給額や控除額を計算しなければなりません。時間もかかってしまい、作業の多さから焦って入力ミスも起こってしまうでしょう。また計算をミスしてしまうと、税務関係等でのトラブルも発生する可能性があります。

時間がかかる

社員一人ひとりの給与計算を行うため、会社の規模の大きさに比例して多大な時間がかかります。毎月の締め日ごとに計算業務に追われ、残業が続いてしまうことも少なくありません。

専門知識が必要

給与計算において、ただ単に労働時間から支給額を計算するだけではなく、各種手当や年金、保険金についても考慮しなければなりません。そのため専門的な知識を有していないと作業が行えず、人材の確保にも手を回す必要があります。

システム連携するメリット

本記事の冒頭でお話しした２つのシステムを連携させると、組織にとってどういった利点を得られるのか解説します。連携がうまくいけば、業務効率を上げることにつながるので必ずチェックしておきたい点です。

自動で給与計算される

勤怠管理システムで取得したデータをもとに、社員一人ひとりの給与計算を自動で行ってくれるようになります。このおかげで社員が計算する手間と時間が省け、担当者の負担を大幅に減らすことができます。

ミスの防止

人の手で計算するとミスが起こる可能性がありますが、システムであればその心配もありません。また法改正による計算方法の変更にも対応できるよう、システムの更新も定期的に行われます。そのおかげでミスやトラブルを防止することにも繋がります。

業務の負荷削減が可能

給与計算には専門的な知識が必要で、単純な労働時間の計算にとどまらず、保険金や年金、控除額についても考慮しなければなりません。その結果として、他の業務と重なり、残業時間が大幅に増えてしまいます。システムに任せることができれば、このような手間や負担を減らすことができ、別の業務に集中して取り掛かることができるでしょう。

給与計算システムのタイプ

ここまででシステムを導入することを前向きに考えるようになった方もおられるでしょう。しかし、具体的にはどのようなシステムのタイプがあって、どれが自社に合っているのか分からないという悩みが生まれると思います。そこで大きく分けて３種類のタイプについてご紹介します。

給与計算特化型

このシステムは他の機能を持たず、給与計算の機能だけに特化した型です。もちろん使用するソフトによって対応範囲は異なりますが、計算だけができれば十分という会社にはおすすめです。「給与計算」や「明細発行」だけしか行えないものをはじめとして、社会保険手続きやマイナンバー管理などにも対応しているものもあります。

人事給与型

上記の給与計算だけの機能とは異なり、いくつかの人事労務を１本のソフトで管理できるシステムです。こちらは勤怠管理の機能も備えており、広く対応することができます。

ＥＲＰ型

何か一つに特化しているシステムではなく、企業の主な業務を総合的に管理可能なシステムです。人事に限定せず、販売や会計などの情報も共有することができます。幅広い業務に対応できることから、国内大手３社に１社は利用しているようです。

給与計算システムの選び方

この項目では自社にとって取り入れるべきシステムの選択の仕方について解説します。企業の規模の大きさによって異なったり、管理の方法によって異なるのでチェックしておくと良いでしょう。

企業規模に合わせる

会社の規模が大きくなればなるほど、業務が煩雑になります。小規模の会社であれば、対応範囲が狭い機能のみのソフトでも問題ないでしょう。ですが社員の多様化や労働環境の整理が求められる規模の会社であれば、人事労務管理や勤怠管理にも対応したシステムの方が都合がいいです。特に社員が300名を超えるような企業の場合は「ERPタイプ」のシステムの使用を検討した方がいいかもしれません。

社内体制や業務フローに合わせる

システムの導入によって、社内体制と業務フローをどうしたいのか考えた上で選ぶと良いでしょう。どこまでを自分たちの手で行い、どこからシステムに自動化させるのかなどを自社で決めておきましょう。もしもそこまで自動化させる必要がないと判断した場合は、シンプルな機能だけを備えたソフトの利用で費用を抑えることも可能です。

勤怠管理に合わせる

すでに自社で利用している『勤怠管理システム』がある場合は、それと連携できるかどうかを確認しておきましょう。せっかく導入した給与計算システムが、連携できなければ十分な効率性を得られなくなるので、この点はよく注意しておきましょう。

比較する際のポイント

選び方を理解した後は、ソフトを選ぶ際に比べるべき要点を見ましょう。しっかりと各項目の確認ができれば、導入後のミスや買い替えを減らせるのでお勧めです。

対応範囲

ソフトに含まれる機能がどこまでの範囲まで業務に対応しているかを調べましょう。給与計算以外に、そのソフトで行えることを自社の業務フローと照らし合わせて、必要だと感じた機能を備えているシステムを選ぶと良いでしょう。

自動計算できる範囲

給与計算において、いくつかの計算方法を扱うことができるシステムが便利になることもあります。雇用形態が多様で、社員によって給与計算の仕方が異なるというような場合がそれにあたります。また税率が変わったり、保険料の関係で計算方法が変わる場合には、自動で対応してくれるソフトが有効的でしょう。

システム連携の対応状況

先述したように、すでに自社で扱っている『勤怠管理システム』との連携ができるかどうかが重要です。その他にも、「経費精算システム」や「会計システム」との連携可能かどうか確認しておけば、給与計算システムで自動化できる項目が増えるため、業務の効率化をさらに図ることができます。

課金体系

ソフトの利用料金として、どのような課金体系を取るのか確認しておきましょう。ユーザーが増えるごとに料金が上がるのか、１ライセンスでの費用は定額なのかなど、扱うシステムによって異なります。

まとめ

ここまで給与計算システムの利点から選び方まで広く解説してきました。システムの導入によって今まで時間を取られていた業務も全て自動化することも可能になります。その空いた時間を活用すれば、他の業務を進めることができ、組織としても生産性の向上に役立つでしょう。この機会に自社へのシステム導入を検討してみてください。