スキル管理（力量管理）システムとは？必要な理由を徹底解説！
社員のスキル（力量）を管理しようとする企業は増えてきていますが、実際に運用する中でスキル情報を人材配置や研修制度等に生かすことはなかなかに難易度が高いものです。また、そもそも運用に工数が嵩んでしまい、スキル管理（力量管理）自体を辞めてしまう企業も少なくないようです。
このコラムでは、
- スキル管理（力量管理）
- タレントマネジメントにおけるスキル管理に必要性
- スキル管理でのタレントマネジメントシステムの活用方法
についてご説明します。
スキル管理システムとは？
スキル管理システムとは、社員のスキルや経験、資格情報などを一元管理できるシステムのことです。今までは紙やExcelでばらばらに管理されていた情報を、人事評価や経営戦略に絡めた分析が一つのシステムでできてしまうので、近年大手企業を中心に導入が増えています。
社員のスキルを可視化、一元管理できる
資格やスキルだけでなく、経験したプロジェクトや人事評価の結果など、人にまつわる全ての情報を総合的に管理することができます。この情報を基に経営戦略を立てたり、新しいプロジェクトの発足を行うことができるようになります。
スキルの管理の統一
今まで、部署やチームに属人化されていたスキル管理を、会社で一元管理することができるようになります。各部署に独自に必要とされているスキルについても、自由に設定が可能です。
全社でこの情報を共有することによって、最適配置や次年度以降の採用戦略に役立てることができるようになります。
スキル管理システムの「スキル管理」とは具体的に何のことか？
スキル管理システムの指す、スキル管理とは、社員のデータを共有して管理することを指しています。例えば、
- 資格情報の管理
- 技術レベルの管理
- 知識についての管理
- 社内研修の管理
- その他数値化できないスキル
などについてです。
社員に必要なスキルを設計し、その進捗を評価する
社員が活躍するために必要なスキルについて、細かく設計し、システム上で登録や評価などを行います。例えば、営業職については架電スキル、営業スキル、商談スキル、資料作成スキルなどが挙げられます。
各スキルの定義がきちんとしており、評価に繋がれば社員のモチベーションアップにもつながります。つまり、会社の業績にも直結してくることなので、スキル管理は会社の成長には欠かせないものとなっています。
数値化できない社員のスキルを可視化する
数値化が難しいスキルについてもシステムを利用することによって管理することができます。例えば、コミュニケーション能力や、プロジェクトの推進能力などです。
また、今後伸ばすべきスキルについてもシステムを使用することによって可視化することができます。
人事領域におけるスキルとは？
人事領域で用いられる「スキル」とは、「知識力」、「技術力」、「保有資格」だけに留まらず、「周囲とのコミュニケーション能力」等のソフトスキルの包含されます。
一般的に用いられる「能力」や「技能」等の意味を包摂しながらも、より広い意味で使用されているのです。
昨今では、人事担当者や管理者に、社員や部下のスキルを管理し、人材配置や評価に生かすことが求められています。
では、スキル管理は具体的にどのような効果を生むのでしょうか？
スキル管理とは？なぜ重要なのか？
1.能力向上による企業戦略の実行が容易になる
社員のスキルを管理することで、社員個々に合わせて最適な能力向上を促すことが可能です。結果として、社員のスキルは向上しやすく、かつ予見可能性が高まります。そのため、企業戦略が遂行しやすくなるのです。
2.企業競争力が向上する
社員のスキル管理によって社員をより良くトレーニングすることが可能になれば、提供する製品やサービスの改善され、企業競争力の向上に繋がります。
3.最適な人材配置が多くの効果を生む
社員のスキルを把握することで、スキルに応じた最適な人材配置を実現することが可能です。
最適な人材配置は、社員の生産性を向上させ、下記のような効果を生むことが期待されます。
- コスト削減
- 業務効率の向上
- 離職率の改善
実際にどのような用途での活用可能性があるのかは、下記コラムをご参考ください。
「新卒入社社員のOJT編」
「人事異動と引継ぎ編」
スキル管理が何に効くのかをご説明してきましたが、実際に管理するにあたって、お効くのかをご説明してきましたが、実際に管理するにあたって、多くの企業はExcelや紙を用いた管理をしています。
そのため、運用を途中で断念してしまうといった事例が多く見受けられます。
そんな中、タレントマネジメントシステムを利用したスキル管理が注目されています。
システム導入のメリット4つ
スキル管理システム導入のメリットを4つ紹介します。
プロジェクトに必要なスキルや経験を持っているかわかる
プロジェクトへのアサインの際に、感覚を頼りにアサインをしている企業は少なくありません。最良なメンバーを選出するためには、スキル管理を一元化し、個々人にあった業務の振り分けが必須です。
例えば、開発部門では技術力をが求められます。全社員のスキルや能力、資格、今までかかわってきたプロジェクト内容について把握をしておくことによって、新しいプロジェクトでのミスマッチを防ぐことができます。
優秀な社員の発掘と適材適所の人材配置ができる
配属部署によっては、スキルの発揮ができていない社員がいるかもしれません。部署内で生かすことができないスキルでも、異動によって優れた能力を発揮することができるかもしれません。
埋もれていた人材の能力によって、企業の業績アップにつながるなど、大きなメリットを生み出すことができるようになります。また、適材適所の配置にすることによって、社員のモチベーションアップにもつながります。
人事異動の効率化ができる
システムを使っての人事異動シミュレーションが可能になります。また、人事異動が発生した際も、引継ぎがシステム上でおこなえるので、スムーズになります。
スキル管理システムでは、スキル人材の検索も可能なので、異動シミュレーションによって、部署のスキルバランスを整えたりすることも可能です。
ミスの削減
スキル管理システムの導入によって、資格の管理もできるため、資格更新期限が切れることがなくなります。そのため、人的に管理していたときよりも、失効してしまうミスが減ります。
また、スキル管理システムの導入は、業務の効率化だけでなく、優柔な人材の特定や、適材適所の配置などを可能にするため、企業の業績アップにつながります。
スキル管理システムに欠かせないスキルマップとは？
スキルマップとは、社員の能力やスキルを可視化して一覧にした表のことです。これによって、社員がどのようなスキルや能力を持っているか、足りないかがすぐにわかります。
このマップを利用して、適材適所の配置や、人材育成などに役立てていきます。
社員のスキルを可視化できる
業務を遂行していく中で必要なスキルや、技術、そしてプロジェクトの経験などを可視化することができます。また、経験したプロジェクトの内容や、管理能力などこれまで管理されていなかったスキルについてもスキルとして定義していくことが必要になります。
ISO9001で使用されている
ISO9001の力量管理でも、スキルマップの使用がされています。ISO9001とは、製品やサービスの質の管理、顧客が満足できるマネジメントの遂行などを国際標準化機構がさためだものです。
ISO9001は品質マネジメントシステムで、国際規格です。
スキルマップ導入のメリットとは？
スキルマップ導入のメリットは、社員のスキルの可視化ができ、それによって人材育成やよりよい配置に生かすことができることです。
また、社員に足りていないスキルも把握ができるので、育成計画を本人と共有しロードマップを見せることによってモチベーション維持にもつながります。
モチベーションアップ
業務に関するスキルを提示することによって、モチベーションアップにつなげることができます。
今まではやみくもに身に着けていたスキルや、属人化されていた評価をシステムで管理することによって、目に見える成果となるため社員の意識改革ができるようになったという声があります。
社員育成
社員ひとり一人の得意不得意が可視化されるため、個々人に合わせた育成が可能になります。
例えば、誰を教育係にするのが適切なのか、クレーム処理の得意な人はどんな特徴があるのかなど、社員全員が理解することによって、自ずとスキルアップを目指すようになります。
正当な評価
スキルマップの作成によって、なぜこの評価になったのかを全社員が理解することができます。また、評価項目が明確になるため上司も公正な評価をすることができるようになります。
リスク対策
スキルマップを作成することによって、急な退職であわてることがありません。
特殊なスキルを持った社員が辞めてしまったとしても、スキルマップ検索からすぐに次の人材を探すことができます。スキルマップの導入は社員と会社双方にメリットがあります。
タレントマネジメントシステムでスキル管理をした事例
タレントマネジメントにおけるスキル管理
タレントマネジメントとは、「組織の成果を向上させるために組織にとって重要なポジションを決定し、そのポジションに最適な人材の定常的な配置を計画・実践する仕組み」のことを指します。
（参考：タレントマネジメントについての概論）
そのため、タレントマネジメントにおいては社員のスキル管理は必須項目になるのです。よって、タレントマネジメントの運用を支援するタレントマネジメントシステムには、スキル管理を支援する機能が搭載されていることが殆どです。
（参考：タレントマネジメントシステムに求められる機能～スキル管理）
タレントマネジメントシステムを利用したスキル管理
タレントマネジメントシステムを利用することで、社員のスキル管理をシステム上で完結させ、社員個々に最適化された研修をリコメンドしたり、人事異動を実現したりすることが容易になります。
弊社タレントマネジメントシステムスキルナビを導入された企業様の多くは、スキル管理にシステムを利用しており、好評いただいております。
（参考：ソフトバンク株式会社 様の事例）
スキル管理から始めるタレントマネジメント
Human Resources Analyticsの台頭
本コラムでは社員のスキル管理についてご紹介しましたが、スキル情報等の企業内の社員の情報の事を「人材データ」と呼びます。近年、この人事データの分析を通して人事や組織をより洗練させることが、Human Resources Analyticsとして注目を集めています。米国企業から始まったものですが、今や全世界の企業で人材データの分析が進められています。
Human Resources Analyticsへの第一歩としてのタレントマネジメント
Human Resources Analyticsはタレントマネジメントの先にあるものとして、米国では認識されており、多くの日本企業には縁遠いものかもしれません。しかし、タレントマネジメントの導入は、いくつかの人材データの分析を可能にするだけでなく、Human Resources Analyticsへの第一歩となります。人材不足、生産性向上が声高に叫ばれるこの機会に、貴社にもタレントマネジメントを導入してはいかがでしょうか
