近年、働き手の減少によって浮き彫りになった問題として、生産性の低下が挙げられます。企業の成長のために、生産性向上が必要不可欠であるということは誰しもが感じているのではないでしょうか。

企業の生産性を高めるには、ITツールの導入による効率化の実現が効果的です。

本記事では便利なITツールを、目的や成果別に解説します。

生産性向上とは

生産性とは投入したリソースに対して、生み出された成果を数値で表したものです。リソースには労働力や資本などが含まれます。以下の計算式で算出可能です。

生産性＝成果量÷投入リソース

10の成果を出すために2時間かかる場合と5時間かかる場合、2時間の方が生産性として高い数値が出ます。

生産性向上は同じリソースで生み出せる成果量の増加、もしくは成果物を生み出すために使うリソースの削減で実現できます。

ITツール導入のメリット

ITツール導入のメリットは非常に多くあります。その代表的な例をご紹介します。

費用削減

ITツールは必要なコストが小さく、月額換算すると数百円～5万円程度です。人員補充や新規設備の導入と比べ、非常に小さな金額で済みます。

人件費や設備購入費は高額なため、売上向上が実現してもその分費用負担も大きくなってしまいます。

そのため生産性の大幅な向上は難しくなりがちです。

ITツールなら導入・運用コストが小さいため、費用削減を可能にしつつ、生産性向上に繋がるのです。

ワークライフバランスの実現

ITツールの導入は、ワークライフバランスの実現にも効果的です。

タスク・業務管理に簡単ながらも煩雑な作業が必要で、1日につき20の時間がかかっていると仮定します。

ここに業務の一元管理ツールなどを導入すれば、業務管理が簡単な作業のみで済むようになり、1日5の時間で済む可能性も十分にあるのです。

無駄な時間の削減により残業が減り、プライベートに使える時間が増えるでしょう。

ワークライフバランスの実現にも、ITツールは非常に有用です。

経済成長率の向上

ITツールの導入により、経済成長率の向上も期待できます。

企業の生産性の向上とは、企業によって生み出される価値の増大を意味します。日本国内のさまざまな企業が生産性向上を実現すれば、経済成長も促進され、成長率の向上に繋がるのです。

ITツール導入による生産性向上は、それぞれの企業にとどまらず、日本全体の成長にも大きな効果をもたらします。

業務管理ツール

では、業務効率化の図れるITツールとはどのようなものがあるのでしょうか。一般的には業務管理ツールと呼ばれているものになります。

グループウェアツール／サイボウズOffice

サイボウズOfficeは情報共有を可能とする機能が豊富なツールです。

掲示板やToDoリストなどを活用すれば、一目で情報を共有・把握できます。

中でも特徴的な機能が「カスタムアプリ」です。業務アプリを自由に作成できるもので、自社の目的に合わせたピッタリのアプリが作れます。

スマートフォンやタブレットにも対応しています。

マニュアル作成管理ツール／wikipy

wikipyはWeb上でマニュアル管理ができるツールです。

テレワークでは紙の資料を使いにくいため、紙で管理されているマニュアルの確認が難しく、指導が容易ではありません。

Webでマニュアルの確認ができれば、離れた場所にいる各人が業務の進め方をしっかり把握できます。

社内ルールの標準化が進めやすくなるため、テレワークに限らず生産性向上に効果的です。

プロジェクト管理ツール／Backlog

Backlogはプロジェクト管理をより便利にするツールです。

プロジェクトごとに必要なタスク設定ができ、細かな期限も設けられます。

タスクごとの担当者設定も可能なため、ミスや漏れの防止、責任の明確化などが可能です。

テレワークによりミーティングや対面での会話が難しい場面でも、プロジェクトの関係者間で十分に情報共有ができます。

コミュニケーションツール

業務管理ツール以外にも効率を図るためのツールはあります。例えば、コミュニケーションツールなどもその一つです。

メール管理共有システム／メールワイズ

メールワイズはメールの管理や共有に便利なツールです。

複数人で共有しているメールアドレス宛にメールが届いた場合、自動で担当者が割り振られるため、漏れの防止につながります。

過去のメールも簡単に確認できるため、メールの情報共有が容易です。

メールテンプレートの管理もできるため、メール関連の作業を大幅に削減できます。

グループチャットシステム／Chatwork

Chatworkは多機能ながらも直感的な操作ができるチャットツールです。

チームやプロジェクトごとのチャットルーム作成や、ファイル・タスクの管理が手軽に行えます。特に届いたメッセージをそのままタスク化できる機能は、タスク設定の手間削減や漏れ防止に効果的です。

スマートフォンなどでも利用できるため、手軽にメッセージを確認できます。

顧客管理ツール

また、顧客がいる企業にとって欠かせないツールとして顧客管理ツールが存在します。

クラウド名刺管理ツール／Eight

Eightはクラウド型の名刺管理ツールです。

名刺の写真を撮るだけで情報のデータ化が可能で、名刺管理にかかる労力が最小限で済みます。

またそれぞれの名刺データにラベルの設定ができるため、よりわかりやすい整理が可能です。テレワークで課題になりがちな、顧客情報の管理が容易に行えます。

マルチ顧客管理ツール／HubSpot

HubSpotはマーケティングに関する機能が搭載されたツールです。

見込み客の獲得から営業活動の支援など、案件受注に必要なさまざまな機能が利用できます。顧客がどの段階にいるか、必要なタスクは何かなど、細かな情報を簡単に把握できます。

顧客管理に必要な幅広い機能を、離れた場所でも不足なく利用できるツールです。

バックオフィス

業務が煩雑になりがちなバックオフィスのツールも近年注目を集めています。

見積・請求書作成ツール／board

boardは見積書や請求書の作成を中心に、バックオフィス業務効率化を支援するツールです。

さまざまな書類をプロジェクトごとに管理できるため、必要な情報を簡単に確認できます。通知機能もついているため、バックオフィスの漏れを防げます。

離れた場所での業務でも、効率的なバックオフィス業務が可能です。

ファイル共有・管理ツール／Dropbox

Dropboxは離れた場所でもファイルの共有・管理ができるツールです。

Dropboxにファイルを保管しリンクを共有すれば、手軽にアクセスでき、ファイルの確認ができます。圧縮や解凍などの作業が不要で、ファイル共有にかけていた時間を大幅に削減できます。

テレワークで社内サーバーなどが使えない場合でも共有可能です。

クラウド型RPA／Robotic Crowd

Robotic Crowdはバックオフィスを中心に、さまざまな業務の自動化を行うツールです。

クラウド型のためインストールなどは必要なく、簡単に利用できます。メールの送受信やレポート作成、設定した情報の収集など、簡単な作業を自動で進められます。

バックオフィスの時間が減り、さらなる生産性向上が可能です。

まとめ

近年、テレワークが導入され生産性を以前より求められる時代となりました。テレワークはオフィスとは異なる環境であり、出社しているときよりも生産性を下げかねない多くの課題が発生します。

しかしITツールを上手く活用できれば、作業環境に関係なく生産性向上が実現するでしょう。

より効率的な企業成長実現のため、ITツールの導入を検討してはいかがでしょうか。