ビジネスでの効率的な組織運営をサポートするためには、「組織図」が欠かせません。チームの構造や人材配置が一目で分かるため、業務の最適化や意思決定に役立つでしょう。本記事では、組織図の作り方や分かりやすいポイントなどについてご紹介します。企業としての成長や人材マネジメントを強化したい方はぜひ参考にしてみてください。

組織図とは

チームや企業の構造を可視化したものを、組織図といいます。ここではその詳細についてみていきましょう。

組織図の種類

組織図には以下のような種類があります。

1. 階層型組織図
2. マトリックス型組織図
3. フラット型組織図

1つ目は上司と部下の関係を階層的に示しており、組織の構造が分かりやすい特徴があります。2つ目は、案件ごとにチームが編成される場合に有効な形式です。3つ目は多くの階層構造を持たないため、少数チームに適している形式です。

組織図って必要？

組織図を持つことで、チームの構成や人員の配置が一目で把握しやすくなります。また、チームの役割が明確になり、意思疎通や意思決定がスムーズに行えるメリットがあります。このように、チーム全体の一体感を高めて目標達成に向かって進むためには必要なものといえるでしょう。ただし、作図する際は常に最新の情報を反映させることが重要です。

組織図の作り方

ここでは組織図の作成方法について解説します。

目的を明確にする

まずはチームとしての目的をはっきりとさせることが重要です。目的を明確化させるには、チームの構成や関係性を視覚的に把握する必要があります。目的を定めることで、どのような情報を図のなかに盛り込むべきかがわかるようになるでしょう。的確な情報を反映させた図があれば、ビジネス場面で有効活用できるようになります。

運用の方法を決める

次に運用方法を決めることが重要です。運用方法によって、どのように活用できるのかが大きく異なります。また、どのようなタイミングで図を更新するかを定めることも大切です。公開範囲も考慮する必要があり、全社員が対象の場合もあれば、一部の管理職に限定する場合もあります。研修や新入教育などの取り組みについてもおさえたうえで、運用方法を決定しましょう。

組織図の種類を決める

チームの特性や目的に応じて種類を選択しましょう。先ほど説明したように、階層型組織図は伝統的な形式でクセが少ないのが特徴です。マトリックス型組織図は、複数のチームを管理する場合に適しています。また、フラット型組織図はチームが柔軟に連携するのに適した形式といえます。チームの規模やプロジェクト内容に応じて、適切な組織図を選択しましょう。

情報を集める

正確な情報を集めることも不可欠です。チームの構成を把握するために、各部門の役割や人員配置、上下の関係性などの情報を集めましょう。情報収集には、メールやコミュニケーションツールなどを活用することをおすすめします。正確な情報を集めることで、組織図の信頼性が高まり、効果的なチーム運営に役立つでしょう。

作図する

選んだ組織図の種類に合わせて作図しましょう。まずは適切なツールを選定し、作図を始めることが大切です。ツール等を活用して必要な情報を正確に反映させながら、わかりやすく整理して作図しましょう。その後、レイアウトや文字の形式などを調整し、視覚的にも見やすくなったら完成です。他のスタッフや上司にチェックをしてもらいましょう。

分かりやすい組織図を作るポイント

ここでは、分かりやすく作図するためのポイントについて解説します。

図形の色や高さなどを統一する

分かりやすく作図するためには、図形の色や高さなどを統一しましょう。同じ部門や役職の図形は同じ色に統一し、異なる部門や階層は別の色を使うと一目で区別できます。また、図形の大きさや高さも揃えることでバランスがとれ、見やすさが向上します。図形の色や高さは見栄えの良い印象を与えるだけでなく、情報の理解を促進する重要な要素となるでしょう。

常に最新の情報にする

組織図は常に最新の状況を反映させるようにしましょう。組織内の変更や人事異動があった場合は、迅速に図に反映し更新することが大切です。また、アクセスしやすい場所に掲示することで、社内全体が常に最新の情報を確認できるようになります。最新の情報が記載されている組織図は、企業において重要なツールとなります。

組織図の作成に便利なツール

ここでは作図するときに便利なツールについてご紹介します。

ExcelやPowerPointを用いる

作図の際は、ExcelやPowerPointが活用するのもおすすめです。Excelでは、セルを使った簡単な作図が可能です。

PowerPointはスライドを使用して図を挿入できます。ビジュアル的な表現作りが得意で、カスタマイズ性が高いのが大きな特徴です。これらのツールは多くの企業で利用されており、操作方法も比較的簡単です。

MiroやFigmaなどのホワイトボードツールを用いる

MiroやFigmaは作図するのに便利なホワイトボードツールです。複数のメンバーが同時に参加できるため、リアルタイムでの共同作業が可能です。さまざまなテンプレートも用意されており、専門知識がなくても簡単にはじめられます。データのバックアップや共有も簡単に行えるので、最新の情報をスムーズにやり取りしたい場合におすすめです。

タレントマネジメントシステムを導入する

タレントマネジメントシステムは、組織内の人材情報を一元管理し、効果的に活用するためのツールです。このシステムの導入によって、社員のスキルや経験、適性などの情報を把握して組織図に反映させることが可能です。さらに、社員の成長やキャリアパスの支援にも役立ちます。このように、適材適所の人材配置や、教育・研修プログラムなどのさまざまな策定に活用できるでしょう。

組織図を作成してみましょう

ビジネスにおいて組織図は重要なツールであり、チームの構成や役割分担の可視化が可能です。作図する際は目的を明確にして、その用途に見合った種類を選択しましょう。また、色やフォーマットを統一して、分かりやすさを突き詰めることも大切です。今回の記事を参考にして、チームの成長と発展をサポートできるような作図をしましょう。