スキル・目標管理

2021.03.18

スキル管理システムとは？導入のメリットやスキル管理の重要性を解説

スキル管理システムとは、従業員のスキルを一元管理してデータ化し、計画的な人材育成や戦略的採用に役立てるシステムのことです。「スキル管理」とはそもそも何なのか、スキルをシステムで管理するメリットを本記事で紹介いたします。

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１．スキル管理とは

スキル管理とは、従業員のスキルをデータ化し、組織内で共有情報として確認可能にすることです。スキル管理ですることは大きく分けて3つあります。

社員各々のスキルの評価・設計
社員各々のスキルの可視化
最適なスキル目標の比較・管理

以下で、スキル管理システムの具体的な内容について紹介します。

①社員各々のスキルの評価・設計

社員各々のスキルをデータとして管理することで、仕事で必要な能力を持っているのかを判断することができます。従業員がビジネスで成果を上げるために必要なスキルを、実際の職務行動・成果を基準に評価・設計します。例えば、営業スキルで必要なコミュニケーション能力、マーケティングスキルで必要な分析能力などです。

スキル管理を行い、従業員を評価するということは、従業員各々に適切な仕事の割り振りを行えるだけでなく、足りないスキルを指摘することも可能なので、スキル向上につながります。

②社員各々のスキルの可視化

社員各々のスキルの可視化を行うことにより、本来数値化できないコミュニケーション力や論理的思考力などがデータとして目に見えるようになります。このように目に見えない知識や経験などを可視化することで、従業員の人事評価に役立てたり、人事異動の際に迅速で的確な人員配置を行うことができます。

また、スキル管理を行うことによって、従業員の強み・弱みも明確にできるため、組織の人材育成や研修などにも役立ちます。

③最適なスキル目標の比較・管理

最適なスキル目標の比較・管理とは、従業員のスキルを定期的に調査し、前回のスキルチェック時や会社の水準と比較することです。最適なスキル目標の設定・管理を行うことで、従業員のスキルを最大限に活かすことに繋がります。また、スキル目標を定めることによってキャリア形成のビジョンを持って働くことに繋がり、会社の士気や効率化に影響します。

２．スキル管理が重要な５つの理由

スキル管理が重要な理由は5つあります。

組織のスキル総量、強み/弱みを把握できる
事業経営に必要なスキルを維持・管理できる
異動時に人材情報の引継ぎがスムーズにできる
社内で求めるスキルを持った人材をスムーズに探せる
次世代へのスキル継承ができる

以下で、スキル管理システムの重要性について紹介します。

①組織のスキル総量、強み/弱みを把握できる

スキル管理を行うことによって、組織全体や部署ごとのスキル総量、強み・弱みを明確化し把握できます。組織のスキル総量、強み・弱みを把握することにより、弱いスキルを強化する研修を行ったり、足りないスキルを補うための採用活動を行うことも可能です。会社の現状分析や人材育成方針を考える判断材料にもなるため、戦略的人員計画が行えるでしょう。

②事業経営に必要なスキルを維持・管理できる

スキルを一括管理することにより、事業経営に必要なスキルを維持・管理することができます。

事業に必要なスキルを明確にし、管理を行うことによって、問題の原因を迅速に分析したり素早く何らかの手段を講ずることができます。

③異動時に人材情報の引継ぎがスムーズにできる

スキル管理を行うと、人事異動の際に、異動先の部署で異動した従業員のスキル情報の引継ぎがスムーズにできます。

部署に足りていないスキルを持っているのであれば、そこに特化した仕事を行ってもらうことも可能ですし、業務を行う上で足りていないスキルがあるのならば、事前に従業員に伝え補ってもらうことも可能です。

④社内で求めるスキルを持った人材をスムーズに探せる

部署やグループに必要なスキルを持った人材を、社内からスムーズに探すことも可能です。人材抽出がとても簡単になり、特別プロジェクトへのアサインなども簡単に行うことができます。

⑤次世代へのスキル継承ができる

社内・部署でスキル管理を行うことにより、次世代へのスキル継承が容易に可能になります。定年退職などで今後失う可能性のあるスキルを事前にキャッチアップし、採用活動や人材育成に役立てることも可能なため、古く俗人的なスキルから脱却することができます。

これは、会社の成長を促すためにとても重要なことです。

３．「スキル管理」はタレントマネジメントの一環

　タレントマネジメントとは、「社内に優秀な人材を増やし、その人材のスキルを発揮して最大の成果を生み出してもらうための企業全体での取り組み」のことです。

スキル管理で正確に分析した個人のスキル
能力を最大限発揮できるポジション

の２つがマッチングすることで、個人の力を最大限発揮できるとともに、組織の成果も最大化できます。

４．管理すべき主なポイント

　スキル管理でどのようなポイントは大きく分けて4つあります。

業務上必要なスキル
職歴・業務経験・キャリア
資格
人材育成状況（研修履歴）

以下で、管理すべき4つのポイントについて紹介します。

①業務上必要なスキル

一番重要なポイントは、基本となる業務上必要なスキルです。これが押さえられていなければ、スキル管理は効果を発揮せず、従業員がどのようなスキルを持っているのかわからないため事業に活かすことができません。業務上必要なスキルを管理することにより、組織全体のスキルを分析し事業に役立てることが可能になります。

②職歴・業務経験・キャリア

職歴・業務経験・キャリアも可視化し整理しておくとよいでしょう。中途入社でも新卒入社でも、適切に管理することが重要です。

中途入社の人は、過去に携わった業務経験を知ることにより、その人に適切な部署への配置をすることが可能です。

新卒入社の人は、それまでに取り組んだプロジェクトなどの業務経歴を知ることにより、その人がどんなスキルを持っているのかを分析し、その後の研修や配置に役立てることが可能です。

以上から、どんな従業員でも職歴・業務経験・キャリアを可視化し整理しておく必要があるのです。

③資格

有資格者の資格についてもスキル管理をしましょう。業務上必要とされる、または役立つ資格を、「取得年月日・有効期限・更新予定年月日」などの項目とともに整理することで会社に必要な資格を適切に管理するのがおすすめです。

そうすることで、業務に必要な資格を持つ従業員を探しやすくなったり、人材育成にも活用でき、事業に役立てることができます。

可能であれば、資格を持っていると証明できる証明書も併せて管理すると、資格への信頼性が上がったり、資格の更新忘れを防げるので良いでしょう。

④人材育成状況（研修履歴）

従業員の研修状況なども管理するとよいでしょう。どのような研修を受けたのかなどの履歴を管理することで、教育状況を適切に把握できます。

従業員の育成状況を管理することは、組織全体のスキルを分析し、次の人材育成活動に役立てるうえでとても重要です。これを管理することにより、組織のスキル総量を正確に分析し、どんなスキルが足りていないのかを把握して、次の人材育成活動やに活かしたり組織の運営に役立てることが可能です。

５．スキル管理システムとは？

スキル管理システムとは上記で紹介した社員のスキル・キャリアなどの情報を一元管理できるシステムのことです。

　スキル管理システムのポイントは２つあります。

会社全体の社員のスキルを可視化しマネジメントできる
会社全体のスキルを容易に一元管理できる

⇒スキル管理ツールについて詳しく知りたい方はこちら

６．スキル管理システム導入の4つのメリット

スキル管理システム導入のメリットは、4つあります。

事業に必要なスキルがあるかどうかの見極めが可能
優秀なスキルを持つ人材の発掘と最適な人材配置が可能
人事異動の効率化が可能
ミスの削減が可能

①事業に必要なスキルがあるかどうかの見極めが可能

スキル管理を一元化することで、個々のスキルにあったプロジェクト・業務の割り振りが可能です。

例えば、営業だったらコミュニケーション能力は不可欠です。コミュニケーション能力を持つ人材を営業として配置することで、成約率を上げ会社に効率的に利益を生み出すことができます。ですが、コミュニケーション能力が不足している人材を営業として配置してしまうと、営業の効率は下がり会社に利益を生み出しにくくなります。ですから、事業に必要なスキルがあるかどうかの見極めが必要なのです。

②優秀なスキルを持つ人材の発掘と最適な人材配置が可能

現在、スキル管理をエクセルなどで行っている会社は人材の最適配置ができていない可能性が高いです。会社が従業員のスキルを見誤り、優秀な人材が、マッチした部署にいないため力を発揮しきれていないこともあります。

スキル管理システムを導入することで、組織や部署・従業員のスキルを簡単に可視化でき、適材適所の人材配置が容易に可能になります。そうすれば従業員のスキルを最大限活用し、業務効率を上げ事業経営を効率化することができます。ですから、システム管理を行い最適な人材配置をするのがおすすめです。

③人事異動の効率化が可能

システムを利用したスキルの一元管理を行うことで、人事異動の際などに異動先の部署に、異動した従業員の持つスキルをスムーズに引き継ぐことが可能です。

あらかじめ従業員のスキルをシステム管理しておくことで、異動時にデータを渡すだけでその従業員のスキル情報を引き継ぐことができます。このように、人事異動の効率化にも、スキルのシステム管理は役立ちます。

④ミスの削減が可能

業務上必要な資格を持つ資格者がいる場合、人材管理システムを導入することでその資格の更新漏れが発生しにくくなります。

システムに「取得年月日・有効期限・更新予定年月日」などを記録しておくことにより、会社側から有資格者の資格期限が確認でき、期限が切れる前に従業員に資格更新を頼むことができます。逆にシステムを利用しなければ、その都度紙やエクセルを確認しなけれなならず、いずれ更新漏れに気づかず放置してしまう可能性があります。このように、システム管理をすることでミスを削減することも可能です。