賃金台帳とは? 給与明細との違いと書き方を徹底解説

賃金台帳とは何か知っているでしょうか。企業の労務管理において欠かせない賃金台帳は、各社が必ず作成しておかなければならない重要な書類の一つです。

給与明細とは異なる意味合いを持つ賃金台帳の正しい記載項目や、保存しておくべき期間などを理解して、会社の状況を正確に把握しましょう。今回は、より具体的な書き方と作成しない場合のリスクについて解説します。

賃金台帳とは

従業員に支払う賃金または給与の支払状況を記録しておく書類が、「賃金台帳」です。労働基準法第108条で企業が必ず作成しなければならない書類と定められています。同じく作成が義務付けられている労働者名簿および出勤簿を含めた3種類の書類は「法定三帳簿」と呼ばれます。

法定三帳簿のどれもが、会社が適切な労働管理や企業運営を行っているか確認する上で重要です。労働基準法では、労働者を雇用した場合、法定三帳簿を整えて一定期間保存することが義務づけられています。場合によっては、労働基準監督署から提出を求められる可能性があるので、いつでも提出できるよう準備を万全に整えておきましょう。

賃金台帳と給与明細の違い

賃金台帳と給与明細は似て非なるものです。一般的に給与明細は、企業が従業員一人ひとりに支払う給与の総額と内訳を一覧にして通知するための書類です。一方、賃金台帳は企業が保存するために作成する書類であり、会社が保存しておく期間が決まっています。

どちらも従業員一人ひとりへの賃金や給与の支払い状況を記録しているため、給与明細さえあれば問題ないと思われるかもしれませんが、そこに記載されている項目だけでは賃金台帳として不十分です。

労務管理においては給与の支給額や各種手当、控除額以外に、正確な残業時間や時刻、休日の出勤日数や労働時間なども必要です。労働基準法で指定される記載項目を満たしていなければ賃金台帳として認められないので注意しましょう。

ただし、決められた要件を満たしてさえいれば、給与明細でも代用できるケースがあります。自社のフォーマットを確認して作成の必要性を検討しましょう。

賃金台帳の書き方

賃金台帳の必要性を知っていても、いざ作成しようとすると何から始めたら良いのか分からなくなるかもしれません。

具体的な必要項目と、書式についてお伝えします。自社で作成する際の参考にしてください。

賃金台帳に記載する項目

記載項目は5つに分けられます。

賃金計算期間

正社員やパートタイム労働者など、継続して勤務している労働者については、賃金を仕払う対象となる期間を記載しなければなりません。ただし、日雇い労働者は期間の記載は求められません。

たとえば、毎月20日を締め日としている会社が4月分の賃金台帳を作成する場合の表記は、「3月21日から4月20日」となります。

労働日数と労働時間数

賃金計算期間中に、対象の労働者が実際に出勤して働いた日数が「労働日数」です。独自のカレンダーを作成して、休日を設定している会社がありますが、会社カレンダー上での所定日数を記載するのではありません。労働者一人ひとりの労働日数をしっかり管理しておく必要があります。

「労働時間数」は、労働したそれぞれの日に何時間働いたかを意味します。所定勤務時間が8時間だとしても、残業をすればその分労働時間数は加算されるため、記載漏れがないように注意しましょう。

正確な管理には、出退勤を打刻できるタイムカードや出勤簿を作成し、記載内容の根拠を残しておくことが重要です。

時間外・深夜・休日労働時間数

所定の労働時間以外に勤務した時間についての記載も必須です。時間外労働の時間数はもちろん、深夜労働や休日労働についても細かく記載しましょう。

深夜労働とは、午後10時から翌日午前5時までの間に勤務した場合に当てはまります。午後10時以前に行った残業とは、賃金の割増率が異なるため、通常の時間外労働と区別して記載する必要があります。

また、会社の規模によって割増率が異なる点に注意しましょう。規模が大きい企業は月間残業時間が60時間以上になるとより割増されます。従業員に過度な負荷がかかっていないか確認する意味でも有用な指標なので、こまめにチェックすると良いでしょう。

基本給と手当

月給制で従事する労働者に関しては、基本給を記載しなければなりません。時給制の場合には、時給単価と労働時間を掛け合わせた金額を記載すると良いでしょう。

基本給に加えて、通勤手当や住宅手当など、会社が従業員一人ひとりに支給している手当についてもすべて記載します。

会社によっては、通勤費としてまとまった期間の定期代を支給しているケースがあるでしょう。この場合は、年金事務所の調査時に分かりやすいように各月の支給分とは別に管理しておくことをおすすめします。

控除金

給与から控除されるものが控除金の対象です。主に、所得税や住民税、健康保険料、厚生年金保険料、雇用保険料などについて記載する場合が多いでしょう。

一般的な控除金のみならず、弁当代や親睦会費など、会社で独自に控除している項目があれば漏れなく記載しなければならないため注意が必要です。

賃金台帳の書式について

賃金台帳の書式に定めはありませんが、定められた記載項目が網羅されていることと、労働基準監督署の要請があった場合には、速やかに写しを提出できる状態にしておくことが必須条件です。

必要項目さえ揃っていれば手書きで作成しても、Excelで作成しても問題ありません。必要に応じて厚生労働省のホームページから賃金台帳のフォーマットをダウンロードすると効率的です。

また、無料のテンプレートがインターネット上で配布されているので、そちらを利用して自社向けにカスタマイズしていくのも良いでしょう。

アルバイトやパートも賃金台帳が必要なのか

賃金台帳を作成する対象者は、「その企業の業務に従事する従業員すべて」です。つまり、正社員はもちろん、嘱託社員、パートタイム労働者やアルバイト、短期就労者、日雇い労働者など、全雇用形態・契約形態において作成が求められます。なお、派遣社員は派遣元企業が作成するため、派遣先企業が賃金台帳を作成する必要はありません。

ちなみに、フルタイムなどまとまった期間で勤務する常時労働者と、1日単位で就業する日雇い労働者では賃金台帳の様式が異なるので注意しましょう。

賃金台帳の保存期間は?2020年4月から延長している?

2020年4月には民法改正が行われました。その結果、賃金台帳記録の保存期間が従来の3年から5年に延長されることが決定しています。これは、もしも未払い賃金があった場合に、労働者が企業に支払い請求できる期間が延長されることを意味します。

期間の延長は決まったものの、実行されるのはまだ先のため、しばらく保存期間は3年のままです。労働者に支払いを実行した給与に関して、最後に賃金台帳を作成した日が起算日になります。

賃金台帳を作成しないとどうなる?

法律で作成が義務付けられている書類なので、項目に不備があったり保存期間内に破棄した場合には法律違反となってしまいます。

違反した場合には、労働基準監督署による是正勧告があるほか、30万円以下の罰金が科せられる可能性があるので正しい書き方に則って、定期的に更新するようにしましょう。

正しい賃金台帳を作成して労務管理に役立てましょう

賃金台帳は、すべての企業が作成しなければならない重要な書類です。決められた項目を網羅して不備なく作成しなければなりません。記載項目は細かく決められており、雇用形態によって様式が異なる場合があるので注意しましょう。

正しい書き方で賃金台帳を作成して、自社の労務管理に役立てると良いでしょう。